2020年3月9日 更新

時間をつくるには|1時間の会議を15分にする3つの方法

効率化をした仕事の時間で、もっとも無駄が多いのが会議の時間。会議の目的とは話し合うことではなく、決めること。参加者の知識は全員が同じではないので、結論も間違った方向に向いてしまいがちです。短時間で成果を上げるための有効な時間の使い方とは?(泉正人著『TIME DESIGN(タイムデザイン)』より抜粋。)

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2020.1.27

第3章 時間をつくる Making Time

この章では、効率化の観点から、時間をどのように稼ぐのかをみていきます。

1時間の会議を15分にする方法 その1

効率化をした仕事の時間で、もっとも無駄が多いのが会議の時間。
1日1時間くらい、無駄な会議をしている人は多いと思いますが、会議について簡単に無駄な時間を省くことができるのです。


議題に必要な資料は、1日以上前に配っておくこと。


たとえば、会議の時間だけ決めておいて、その日時にみんなそろってから議題に関しての説明や前説に入る、というのは非効率です。
私は、いつも資料を事前にメールで送信するなり、コピーしてみんなに配布しておくなりして、説明する時間を省き、会議の時間を短くしています。
そうすれば、会議の時間を本当に必要なことだけを検討する時間にすることができるのです。これだけでも時間は節約できます。

1時間の会議を15分にする方法 その2

そもそも会議の目的とは、話し合うことではなく、決めること。
何かしらの議題があり、その方向性を決めることが、会議の本来の目的です。

でも、会議の参加者の知識は、全員が同じではないことが多いのです。

社内でブランディングに関する会議をする際、「ブランディングって何?」という人もいれば、ブランディングについて普段から興味があり、何冊も本を読んでいるような人もいるでしょう。
もちろん、知識がある人が優れているといっているわけではありません。ピーター・ドラッカーも「幹部の仕事と知識とは、あまり関係はない」と言っています。
しかし「ブランディング」をあまり知らない人に合わせて「ブランディングとは」という話から始めると、大変多くの時間を使ってしまいます。
だからと言って知識の多い人に合わせて専門的な話から始めると、知識の少ない人は発言できず、その人の時間が無駄になってしまいます。
さらに、知識レベルが違う人同士が集まると、結論も間違った方向に向いてしまいがちです。

その対処法として、私は社内で会議する場合、事前に読む本を指定し、それを各自で読んでから会議に入ることにしています。
ブランディングの会議で5人が集るとしたら、「ブランディングに関する最低限の基礎知識をみんながもつために、この本を読んでおこう」と決めておきます。
そこから会議を始めると、参加者には共通のベースができているため、基礎的な話ではなく、本の内容を自社に応用したような話ができるため、会議の内容が充実し、密度の濃い時間になります。
人はみんな、それぞれがもっている知識も教養も別々です。それをフラットにして、スタート地点を高めると、より高度な話ができるということです。
私の会社の役員会議では、ブランディングをはかろうということで、『ブランディング22の法則』(アル・ライズほか著 東急エージェンシー)を紹介して、「会議の前に、この本を読んで、22の法則のうち、自分たちが今やるべきことを3つ選び、考えをまとめておきましょう」と決めておきます。
すると、Aさんは「3と5と10がいい」、Bさんは「8と10と20がいい」など、あらかじめ意見をまとめておくことができるわけです。
そこで優先順位を決めて、「まず3をやって、次に10、20、8をやってみましょう」と意見を出し合えば、あっという間に方向性が決まります。
効率化による時間を有効に使えば、短時間で大きな成果を上げることができます。
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この記事のキュレーター

泉正人 | ファイナンシャルアカデミー 泉正人 | ファイナンシャルアカデミー