2019年7月26日 更新

仕事効率化したければデスク周り、特に引き出し整理がカギ?

仕事を効率化するためにデスク周りをどうしたらよいか、密かに悩んでいる方も少なくないでしょう。結論から言えば、引き出しを整理して、使い方を改めること、これが仕事の効率化に最も有効です。ビジネスパーソンは年間150時間をモノ探しに費やす、とする説すらあるのですね。

2019.7.26

デスク周りが乱雑だと仕事がデキない上に信用も失う?

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かつては、仕事がデキる人間のデスク周りは乱雑なもの、などと言われた時代もありました。しかし、現在では評価は180度逆ですね。なぜなら、デスク周りが乱雑だと、以下のように様々なデメリットをビジネスパーソン・企業にもたらすからです。
・仕事を効率化できない・・・・乱雑なデスク周りでは、特に紙ベースの書類などは探し出すのに大きな工数を要し、仕事の生産性は否が応にも低下します。IT化が進んでいるとは言え、日本企業における紙ベースの遣り取りは、依然として少なくありません。
・ストレスを感じやすくなる・・・・ストレスが多い方ほどデスク周りが乱雑になりがち、とも言われます。そして、デスクが乱雑な状態で仕事をしていると、更なるストレスを感じやすくなります。つまり、ストレスの負のスパイラルに陥ってしまい、仕事の効率化どころのお話ではなくなってきます。
・情報漏洩リスクが高まる・・・・山積み書類の中には、部外秘の機密情報や個人情報に関するものが紛れ込んでいるかも知れません。情報漏洩は企業コンプライアンスの問題に直結し、機密情報・個人情報はとりわけ慎重に扱われる必要があります。

それにも関わらず、デスク周りを乱雑にしておくということは、だらしない人間、コンプライアンス意識が低く信頼できない人間、という見方をされても仕方がないとも言えますね。実際問題、重要書類を無造作に扱ったり、どこに行ったか分からなかったりということだと、確実に社内での信頼を失うでしょう。

仕事を効率化したいならデスクの引き出しに注目?

Directly Above Shot Of Open...

Directly Above Shot Of Open Drawer With Key

仕事の効率化を図るためには、デスク周りを綺麗に整理しておくことがポイントになります。特に注目すべきは、引き出しの使い方です。書類や文具を無闇に放り込むことは御法度で、取り出しやすい配置に整理しておくことがコツです。一般的に、オフィスのデスクには4つの引き出しがあります。利用者の正面(デスク中央)に位置する浅くて広い引き出しと、右側の上から縦に小・中・大と重なる3つの引き出しですね。

・デスク中央の浅くて広い引き出し・・・・折り曲げ不可の大型書類や、長めの定規類などを例外として、常に空けておくようにするのが鉄則です。「一時的な保管トレー」としての使い方が基本で、退社時に仕掛かり中の書類を仕舞ったり、短時間の離席時に目を通していた書類を一時仕舞ったりするのに活用します。
秘書役の事務職社員が付いてくれている立場の方なら、出先から指示して代わりに対応してもらうような可能性がある書類を、外出前に予めここに入れておくこともオススメです。使い終わったら、必ず元の空きスペースにしておきます。
・右側最上部の小さい引き出し・・・・気軽に開けやすく、使用頻度の高い文具などを入れるのに最適です。使用頻度の高いものほど手前に配置し、詰め込みすぎないことがコツになります。詰め込み過ぎは、奥のものが取り出し難くなるためNGです。施錠可能な場合も多いので、印鑑など貴重品類の保管もこちらですね。
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