中段以下の引き出しは深さを活かして仕事を効率化？
・右側真ん中にある引き出し・・・・そこそこの深さがあるため、嵩張るものや、最上段ほど使用頻度が高くない文具類、伝票類、電卓などを立てて仕舞っておくのに最適となります。先方から頂戴した名刺を整理して収納するボックスなども、こちらに保管すると良いでしょう。
ただし、ある程度の深さがあるからと、書類などを平積みで無秩序に入れてしまうのは厳禁です。すぐに何が仕舞ってあるのか分からなくなってしまいます。また、可能ならば、この引き出しは基本全くの空状態にしておき、ノートPCやその付属品類の専用保管スペースに充てるのも良いですね。
・右側最下部にある深い引き出し・・・・こちらは書類保管に使うことが原則です。ただし、完全な処理済み書類を無闇に放り込むのは御法度で、まだ適宜使用するような書類を整理して仕舞っておく場所です。完全な処理済み書類は、処分するなり、書類保管庫に移動させるなりをマメに行います。書類は極力A4サイズで揃え、ファイルボックスやバインダーに分類し、立てて保管するのが鉄則です。
上から覗いた際に、ラベルを見て一発で何の書類かを判断できるようにしておくのがコツです。デスクによっては、手前部分に仕切りスペースが設けられていることもあるでしょう。その場合、基本常に空にし、仕掛かり中の書類のみを入れる専用スペースに充てるのがオススメです。
以上、仕事の効率化を狙ったデスク整理の方法を見てきました。仮に、捜し物が減って、相当控えめに見積もり、1日5分を余計に捻出できるようになったとしましょうか。週5日稼働ならば、1週間25分を余計に捻出可能です。1か月当たりなら100分で、1時間40分です。1年間ならば、何と20時間にもなります。その気になれば、明らかに何か新しいことができる時間なのですね。
アウトライナーで思考を整理する｜仕事が早い人の仕事効率化ツール
初めまして。佐々木正悟と申します。今回から月に2回程度「ライフハック」と呼ばれる仕事の効率化をテーマに連載していく予定です。よろしくお願いいたします。
Kenneth S
総合商社のIT戦略担当からIT系ベンチャー企業の経営補佐などを経て、現在は海外在住の個人投資業。時折、物書きもしている。
STAGE編集部
