ゆとりをもってスケジュールを組めるよう、優先順位の高い予定から入れ、次の予定との間には30分程度隙間時間を作っておくと気持ちにも余裕が生まれます。
期日が決まっていない仕事は、あらかじめ自分で期日を決めておきます。イギリスの政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンは、「仕事の量は与えられた時間いっぱいまで膨張する」というパーキンソンの法則を提唱（※2）しました。期日を決めずにダラダラ仕事をしてしまうと、早く終わるどころかその分時間を使ってしまうことになるのです。日々のタスクを処理していくためにも、期日はきっちり決めておきましょう。
タスク管理の方法で作業効率を上げる
業務を効率よく処理するためには、仕事を小さいタスクに分割してからスケジュール管理します。
タスク管理方法
・手帳
手帳でタスク管理する場合は、いつまでに終わらせたいのかを確認してから予定を書きこみます。時間が決まっている場合は、開始時間と終了時間まで書いておきましょう。予定の隣にチェックボックス用の□を書き、作業が終わればレ点をつけます。
手帳でタスク管理する場合は、いつまでに終わらせたいのかを確認してから予定を書きこみます。時間が決まっている場合は、開始時間と終了時間まで書いておきましょう。予定の隣にチェックボックス用の□を書き、作業が終わればレ点をつけます。
・スプレッドシート
スプレッドシートはエクセルのように使えるので、タスクの内容と期日を入力したら、隣に作業状態を入力できる欄を設けておきます。プルダウン式で「作業前、作業中、完了、中断」などを選べるようにしておくと簡単にステータス変更ができます。
スプレッドシートはエクセルのように使えるので、タスクの内容と期日を入力したら、隣に作業状態を入力できる欄を設けておきます。プルダウン式で「作業前、作業中、完了、中断」などを選べるようにしておくと簡単にステータス変更ができます。
・アプリ
ToDoリストアプリやタスク管理アプリをダウンロードすると、複数のタスクを入力できるので管理が楽になります。チームでの共有もでき、ほかのメンバーの進捗状況もスマホでチェックできます。
日付や場所で通知を受け取ることができるリマインド機能を使えば、タスクを忘れる確率がぐんと減るなどのメリットがあります。
ToDoリストアプリやタスク管理アプリをダウンロードすると、複数のタスクを入力できるので管理が楽になります。チームでの共有もでき、ほかのメンバーの進捗状況もスマホでチェックできます。
日付や場所で通知を受け取ることができるリマインド機能を使えば、タスクを忘れる確率がぐんと減るなどのメリットがあります。
タスク管理のポイント
タスク管理では、するべきことを紙に書いたり入力したりして見える化することから始めます。見える化しておかないと、次から次へとやるべきことが増えたときにどれから処理すればいいのか分からなくなってしまうからです。
必要なタスクをTo Doリストにしたら、スケジュールを組む前に優先順位を決めましょう。
優先順位は
1. 重要かつ緊急のタスク
2. 緊急ではないが重要なタスク
3. 重要ではないが緊急のタスク
4. 重要でも緊急でもないタスク
2. 緊急ではないが重要なタスク
3. 重要ではないが緊急のタスク
4. 重要でも緊急でもないタスク
の4つに分類します。このうち1から4まで優先順位の高いものから処理できるようスケジュールに落としこみます。重要でも緊急でもないタスクは、ひょっとするとしなくてもいいタスクなのかもしれません。タスク内容を見直して、必要性がないと判断できれば思い切って切り捨ててしまいましょう。
STAGE編集部
