2020年1月28日 更新

タイムマネジメント能力を高める方法|現在と未来に使える時間を考える

「時間がもっとあればなぁ」と思ったことがありませんか? やりたいことが全部できれば人生は楽しくなります。何かを得るためには、何かを明確化する。時間の管理(タイムマネジメント)は自分自身で行わないと本当の自由は手にはいりません。(泉正人著『TIME DESIGN(タイムデザイン)』より抜粋。)

2020.1.1

第2章 時間の管理 Management of Time

常に一方方向に流れていくクロノス時間と変化するカイロス時間。これらの時間をどう管理するのか、みてみましょう。

現在と未来の時間を考える

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「あれもやりたいし、これもやりたい……。時間がもっとあればなぁ」と思ったことがありませんか? 
やりたいことを全部やることができれば、人生も楽しくなるはずです。
しかし、誰でも「やりたい」と思うことをすべてやろうとすると、時間は足りなくなってしまいます。
ですから、まずは時間ができたら本当にやりたいこと、時間があってもやりたくないことを決める必要があるのです。

何かを得るためには、その何かを明確化する──。

普段の生活の中でも、常に選択し続けなければならない私たちは、一方を選択すればもう一方を犠牲にしなければならないというトレードオフの関係にある人生ということができます。
その基本として、やりたいこと、やりたくないことのリストをつくり、その中で「時間が必要なもの」「時間がありさえすればできること」「時間だけではできないこと」を明確にしてみましょう。

時間管理・コントロールを誰かがやってくれればラクかもしれませんが、こればかりは自分自身で行わないと本当の自由は手にはいりません。

私が新入社員の頃、スケジュールはすべて会社や上司が管理してくれるのでラクだと思っていました。たしかに入社してから1、2年だと、「この長期目標を達成するためには、今月までにこの資料をつくること」など、すでに決められたスケジュールの中で動けばいいと思ってしまいがちです。
会社でも、入ったばかりの新入社員に会社の業績を左右するような大きなプロジェクトなどは任せません。
ある程度、長期的視点が必要とされる責任の重い仕事ではなく、来週の会議に使う資料の作成や、レポートの提出など、長期的なプランの中の一部分である短期的な仕事を頼むはずです。
しかし、新入社員も出世して経験値が増えていくにつれ 、長期的な視点で仕事をしなければいけませんし、責任も生じてきます。
責任の度合いが上がってくると地位も上がり、長期的な展望が必要になりますが、そうすると収入も上がってくる──これらは必ず比例するのです。

会社や上司が大枠のスケジュールを決めるとしても、それに間に合わせるためには、自分自身が時間を上手にコントロールして進めていく必要があります。
会社員の場合、上司に与えられた仕事を何時間もやり、他の時間は部や課の会議をやって……というように、ほかからスケジュールを決められてしまうことが多いはずです。
しかしそんな状況でも、自分自身の仕事時間のスケジュール管理は自分で把握し、コントロールするようにしておきましょう 。
そうすることで、仕事の中での時間コントロールのスキルが高まり、それに伴い自分の能力を上げていくことができ、主体性をもって仕事をすることができるようになるからです。
その結果、自由な時間をコントロールする能力にもつながるのです。

ピーター・ドラッガーも、「頭を使う労働者は、自らをマネジメントしなければならない。自らの仕事の成果を上げるために、自らをマネジメントしなければならない」といっているように、今からでもすぐ始めてみましょう。
私の場合は、時間管理を身につけられたと言えるまでに、1年以上の時間がかかりました。習慣化すると当たり前に管理できるようになるのですが、その習慣化までに早い人でも3カ月ほどはかかるでしょう。

自分のすべての時間を会社のために使えば、目標は達成できるかもしれません。
しかし、会社や他人が決めた時間だけで動くよりも、自分で出来る限りの時間を管理し、コントロールできるようになり、その結果で、プライベートなどで自由な時間や自分投資の時間を確保したほうが、将来に役に立つ知識や能力を身につけられると思います。
 
私たちは、仕事を通じて、仕事にも家庭にもプライベートにも使えるマネジメント能力を高めていくことができるのです。

3つのタイムマネジメント

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たとえばビジネスパーソンの場合、 スケジュール帳を使っていないという人はよほど記憶力が良い人を除き、ほぼいないと思います。

仕事をしていると、やることがたくさん出てきます。
優先順位や期日がパッと見てわかるようにタイムマネジメントしなければ、頭の中がこんがらがってしまい、何から手をつけていけばいいのか、わからなくなってしまいます。

この「タイムマネジメント」は、大きく次の3つに分けられます。

・短期的タイムマネジメント……スケジュール
・中期的タイムマネジメント……計画・プラン
・長期的タイムマネジメント……ライフデザイン
このように、1日を時間単位でこまかくつけるスケジュール帳以外にも、もっと俯瞰してライフデザインについて考えることで、中短期で何をやったほうがいいのか見えてくるはずです。
タイムデザインということを考えた場合、ライフプランといった大きな目標までイメージしておいたほうが、やるべきことがわかりやすくなってくるはずです。

毎日のスケジュールに加えて、もっと大きな時間の流れを自分で見てみましょう。
 
たとえば時間単位、週単位でスケジュール帳につけるのが短期的タイムマネジメントです。これはアポイントや遊びの予定など、手帳やカレンダーにつけているものです。

そして中期的タイムマネジメントは、1週間かかる企画書づくりや、半年間のダイエットプラン、年間の経営計画など全てここに入ります。
誰に教わることなく自分なりの方法で行なっていることが多いと思いますので、手法は様々で良いのですが、絶対に漏れてはいけないのは、週に一度、その計画を見直し、現状把握を行うことです。

プランを立てるのは楽しく進められるのですが、それを計画通りに進んでいるか、そして進んでいないなら何が原因なのか、を毎週把握していくことが大切です。
その中で、もっと時間を取る必要があれば、短期的タイムマネジメントのスケジュール帳にそれを解決するための時間をいれましょう。
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泉正人 | ファイナンシャルアカデミー 泉正人 | ファイナンシャルアカデミー