タスク管理が必要な理由とは？業務を効率化するメリットと方法

業務を効率化できるタスク管理。その名前は知っているけれども、実践の方法がわからないという方は少なくないかと思います。そこで今回はタスク管理のメリットと、その方法を説明します。業務を効率化すれば、プライベートを充実させることもできるでしょう。

2019.8.19

1 タスク管理とは？業務効率化のために必要な理由

まず最初にタスク管理とはどのようなものかを説明します。

1-1 タスク管理とは

タスクとは作業や仕事といった意味があります。そしてそのタスクを管理するとは、作業や仕事の進め方を効率よくしたり、順序を入れ替えてスムーズに進めたりすることを意味します。(※1)

つまりタスク管理とは、同じ作業や仕事をより少ない時間と労力で遂行できるようにすることとなります。

1-2 タスク管理をする目的

タスク管理をする目的はふたつあります。まずは同じ結果を出すために、より少ない稼働力で済ませて、会社の利益率を高めることです。

そしてもうひとつは、タスクに取り掛かる時間を少なくすることで、個人のプライベートな時間を増やして自分の時間を確保することです。(※1)

その結果、趣味に没頭したり家族との時間を増やしたり、あるいは親の介護の時間を確保できたりします。

2 タスク管理のメリットは「個人」「チーム」それぞれにある

タスク管理にはふたつの目的があるとご紹介しました。個人と組織(チーム)それぞれに目的があるわけですが、そこにメリットが生まれます。

2-1 タスク管理によって得られるメリット

まず最初に、タスク管理をする過程において生まれるメリットを説明します。

タスク管理には無駄を省くという作業が必要です。たとえばやり忘れたタスクがあると、後でそのフォローのために余計な時間がかかります。また同じようなタスクはまとめておかなければ、それぞれの準備に同じような作業を行う無駄が生じます。

このようにやり忘れをなくすことと順序を考えることで、タスク管理はほとんど完了します。つまりやるべきことをすべて把握し、その順序も前もって決めておけるので、頭の中がクリアになります。

そして頭をクリアにしておけば、余計な雑念を排除できるので集中して作業に没頭できます。仕事の効率も高まり労力を減らすメリットが生まれます。(※2)