2019年9月12日 更新

会議の生産性を高めるためにすべき時間管理術とは

近年は残業や労働時間削減の取り組みが活発化しており、会議時間の管理は今まで以上に重要になっています。そこでこの記事では、会議の生産性を高めるためにすべき時間管理術について、簡単に取り入れられる事例を中心に解説したいと思います。

2019.9.12

会議の無駄を無くせるかは進行役(ファシリテータ)にかかっている

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会議をしていると、いろいろな人がバラバラに発言して意見がまとまらなかったり、話が会議の目的と逸れてしまうことがよくあります。こういった無駄な会議を無くせるかは、「ファシリテータ」の存在にかかっているといえます。

会議におけるファシリテータとは、いわゆる進行役のことです。自分の意見は述べず、他の人の意見を伺ったり取りまとめたりすることで、会議をスムーズに進める役割があります。

ファシリテータは大企業を中心に普及してきていますが、まだまだ導入していない企業も多いと思います。もし会議の時間が無駄に長くて、その割に何も決まらないという状態なら、ファシリテータを取り入れる価値は十分あるでしょう。

ファシリテータの役割と重要性

ファシリテータの役割は、有益な会議ができるように参加者の意見を取りまとめることです。

例えば、一人で話し続ける人をある程度のところで制止して、その人の意見ばかり通らないようにしたり、逆に自分からなかなか意見できない人に意見を伺ったりして、全員の意見を反映した議論ができるように誘導していきます。

そして最終的に出てきた意見をまとめて結論へ導いたり、時間通りに会議が終わるよう調整したりします。

会議の進行役(管理者)がすべき会議前の準備

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会議の進行役は会議中に参加者を仕切ることも大切な役割ですが、会議が始まる前の準備も非常に重要です。

例えば以下のような点を会議の前日までに準備しておけば、準備しない場合よりかなり効率が良くなります。

会議の目的をはっきりさせる

会議は本来重要な決定事項を決めるために意見交換する場ですが、実際は目的が不明確なまま時間だけ浪費することもよくあります。

会議をスムーズに進めるためには、事前に進行役(ファシリテータ)が目的をはっきりさせて参加者に周知し、会議が始まる時点で全員が目的を理解している状態にする必要があります。

そのためには、会議の目的やスケジュールを記した書類(アジェンダ)を作成し、会議の前日までに参加者に配布しておくのがおすすめです。

資料は事前に配布する

資料は会議が始まってからその場で配布することが多いと思いますが、これでは資料を読む時間が無駄になりますし、その場でざっと読んだだけでは深く理解できないデメリットもあります。

アジェンダ以外にも会議で必要な資料は全て前日までに配布して、参加者にあらかじめ読んでおいてもらうようにしましょう。

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