2018年3月22日 更新

『仕組み仕事術』実践編。著者代表の「お金の学校」が実践する5つの仕組み化

この春からマネジメントの立場になるビジネスパーソンのみなさん、『仕組み仕事術』は、実際に現場で活かしてこそ。とはいえ、みなさんの「どうやったらいいの?」にお答えして、著書が代表を務める「フィナンシャルアカデミー」で実践しているテクニックを公開します。明日からでもすぐに仕組み化できる、5つの簡単テクニックです。

作業のフォーマット化で生産性をあげる

マネジメントの立場では、自分以外の人も同じ仕事ができるように仕組み化をし、他の人に仕事を振れるようにしていくことも大切です。つまりは、作業系の仕事のフォーマット化ですが、3つ目のテクは、

3)誰でもできるチェックシート

チェックシートを使って、自分でなくても仕事ができるような仕組みを作っています。
当校ではこのシートはエクセルで作成し、社内の共有フォルダに入れて、誰でもすぐに取り出して見られる状態にしてあります。コツは経験のない人でも考えずにできるように、TO DO(やること)と詳細(具体的な行動内容や、関連資料など)にわけ、詳細はできるだけ細かく書き込みます。新入社員やアルバイトなど経験のない人が判断なく仕事を進められるツールにすることがポイントです。当校では社内のミーティング、面接、計算ソフトの使い方、最後のオフィスを出る人がやることなどなど、個々の業務から会社全体の動きに関わるものまで、単純作業はすべてチェックシート化しています。
チェックシートを作るのには時間が必要ですが、この仕組みを導入してしまえば、おおげさではなく1時間かかる仕事が5分で終わるようになりました。さらに、4つめのテクもあわせて活用をおすすめします。

4)共同編集会議

定例のミーティングは、最初にリーダーと担当者で議題をリストアップし、その議題にそって話し合いが進められます。その過程でアイディアのストック表やチェックシート、数値の管理など、さまざまな資料を見る必要がありますので、あらかじめチームメンバー全員がデータを同時に見れるよう共有設定をしておき、同時に資料を見ながら会議を進め、必要に応じてその場で加筆修正ができるようにしておくことが、重要なコツです。
また、更新したらメーリングリストで共有することもルールにしています。このミーティングの仕組み化によって、会議の準備時間が短縮され、事前に資料をプリントアウトするなどのアナログな準備がなくなります。そしてなにより、効率よく会議が進行され、短時間で質の高いミーティングが実現しています。

成功体験は「仕組み化」する

見落としがちですが、仕事の効率化やモチベーション維持には、作業環境が大切です。そこで最後のテクニック5つめは、

5)自分の作業しやすい環境をつくる

わが社のオフィスは通常はフリーアドレスで席と席の間に壁はありませんが、一部パーテーションのある席を設けています。これは集中して作業、または思考ができるようにするためです。たとえば、この席で仕事をする時間帯を決めることで、集中時間がルーチンになり効率化できます。
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