学生時代、試験日までの勉強に悩んだことはありますか？ まったくない、という人は少ないかもしれませんが、 あれとよく似ているものが社会人にあるとすれば、仕事の締め切りでしょう。今回は締め切りを視覚的に理解しプロジェクトを計画的に進めることに役立つアプリを紹介します。
2019.7.11
仕事の締め切りというものは、ただ単に「忘れちゃいけない」だけではありません。
私の仕事でいうなら、「本の原稿の締め切り日は12/31」だけを意識しても、十分とは言えません。
締め切り日というのは「打ち合わせの約束の日」などと違って、ピンポイントでその日の何時であるかが大事というより、その日までに仕事を進めておくことが必須だからです。
締め切りまであとどのくらいの時間が残っているのか？
試験にしても原稿にしてもその他の仕事の締め切りにしても、私たちが知りたいことは
「締め切りまでに使える残り日数はどのくらいか？」ということなのです。
「締め切りまでに使える残り日数はどのくらいか？」ということなのです。
残り日数の大半を活用して、仕事を仕上げることが必要だからです。
（残り日数の大半であってすべてではないことにも、気をつけなければなりません。私のようにフリーランスであれば、無理をすれば休日返上で「締め切りまでのすべての日」を活用することもできますが、サラリーマンで、会社に行かなければ仕事ができない人の場合にそれは無理でしょう)。
（残り日数の大半であってすべてではないことにも、気をつけなければなりません。私のようにフリーランスであれば、無理をすれば休日返上で「締め切りまでのすべての日」を活用することもできますが、サラリーマンで、会社に行かなければ仕事ができない人の場合にそれは無理でしょう)。
ただ締め切り日を意識しているだけでは、先送りなどを繰り返し、貴重な時間を無駄にしてしまいやすいものです。
締め切り日がいつかはわかっている。しかし今日まで何もしていない。その締め切り日とは「明日！」というのでは、どうしようもありません。
一日でできることはせいぜい、「お詫びの連絡をする」ことくらいでしょう。
締め切り日がいつかはわかっている。しかし今日まで何もしていない。その締め切り日とは「明日！」というのでは、どうしようもありません。
一日でできることはせいぜい、「お詫びの連絡をする」ことくらいでしょう。
ただどういうわけか、「残り日数」というのは計算しにくいものです。
たとえば今日が2019年7月5日だとして、100日後とは何日か、わかりますか？
そんなの一瞬でわかる人は少ないだろうと思います。
答えは09-29(日)。7月５日の100日後は10月ではないのです。
だから9/30が何かの締め切りであるなら、あと100日ほどは使えることになります。
たとえば今日が2019年7月5日だとして、100日後とは何日か、わかりますか？
そんなの一瞬でわかる人は少ないだろうと思います。
答えは09-29(日)。7月５日の100日後は10月ではないのです。
だから9/30が何かの締め切りであるなら、あと100日ほどは使えることになります。
そういうことが一瞬ではわからないから、私たちは締め切り日までの計算を間違えて、変な余裕を持ってしまったり、逆にいたずらに焦ったりするわけです。
プロジェクト開始から締め切りまでの経過を把握するためのツール
しかし、残りの「日数」がわかるだけでは、まだ50％くらいです。やはり十分ではありません。
企画などがスタートしてから何日が経過し、そして今日から数えてあと何日残されているのか。
できればそれがぱっと視覚的に理解できるようにしておきたい。
そのために使えるiPhoneアプリが「AT（アット）」です。
企画などがスタートしてから何日が経過し、そして今日から数えてあと何日残されているのか。
できればそれがぱっと視覚的に理解できるようにしておきたい。
そのために使えるiPhoneアプリが「AT（アット）」です。
via apps.apple.com
ぱっと見ただけでわかるように、これはとてもヴィジュアルをうまく活用しています。
グラフ形式でカウントダウン情報を表示する時間管理アプリという説明でいいと思いますが、どうしてこの種のものがこれまであまり存在しなかったのか、不思議です。
それくらい、今日までに過ごした時間と、これから残されている時間を、視覚的に瞬時に理解できるということの意味は大きく、
利用するにも直感的にできてとても容易です。
進捗状況が視覚的にグラフでわかるだけではなく、きちんと数値でも表示されますし、パーセンテージでも表してくれます。
利用するにも直感的にできてとても容易です。
進捗状況が視覚的にグラフでわかるだけではなく、きちんと数値でも表示されますし、パーセンテージでも表してくれます。
私は現在、長期的に携わる必要があって、しかも締め切りがはっきり決まっているプロジェクトはすべて、このアプリで管理しています。
それだけではなく、たとえば令和になって何日目かとか、去年の旅行に行ってから何日が経過したかとか、娘を実家に連れ帰った最後の日から何日経過したかなども、このアプリで管理しています。
それだけではなく、たとえば令和になって何日目かとか、去年の旅行に行ってから何日が経過したかとか、娘を実家に連れ帰った最後の日から何日経過したかなども、このアプリで管理しています。
ほとんどの人は、この種の日数について、正しくない時間感覚だろうと思います。人間にはどうやら、この「何日が過ぎた」という感覚において、あまり正確に計測することが困難なようです。
だから、締め切りが迫るまでついプロジェクトを長く放置してしまい、日数が足りなくなってから慌てるというパターンにはまりやすいのです。
そもそも、このようなアプリで長期企画の日数を瞬時に判断できれば、締め切りが迫っているプロジェクトがすでに複数あるということも、視覚的に即座に判断できます。
そもそも、このようなアプリで長期企画の日数を瞬時に判断できれば、締め切りが迫っているプロジェクトがすでに複数あるということも、視覚的に即座に判断できます。
それができれば、すでに大変な状況にあるのに、さらに大きなプロジェクトをあまりよく考えもせずに引き受ける、などといった失敗を防ぐこともできます。
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もちろんこのアプリでとらえられるのは、プロジェクトに関する日数だけです。でも手間はかかりません。日数を把握することの意味は小さくありません。ですからぜひ、こういうアプリを活用して、今自分の置かれている状況というものを視覚化してみてください。
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佐々木 正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年北海道旭川市生まれ。97年獨協大学卒業後、ドコモサービスで働く。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、04年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。帰国後は「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)のほかに『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(中経出版)『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)など。また、共著に『iPhone情報整理術』(技術評論社)がある。「シゴタノ!-仕事を楽しくする研究日誌」（https://cyblog.jp/）にて連載中。