2019年7月1日 更新

Googleカレンダー徹底活用ルール|仕事のミスを減らし効率化できる

「ライフハック」と呼ばれる仕事の効率化について連載しています。今回はGoogleカレンダーなどのデジタルカレンダーを徹底活用する方法を紹介します。デジタルカレンダーには、紙や手帳にはない、リマインド機能という最大のメリットがあります。

2019.6.21

デジタルカレンダーを徹底活用しよう

気が進まない人も多いかもしれませんが、一度、スマホの「カレンダー」を徹底活用してみてください。
紙の方が合っている?
手帳が好き?
幾度となくそうした訴えを耳にします。けれども、一度はデジタルの「徹底活用」をお試しください。
いちばんのおすすめはGoogleカレンダーです。会社でどうしても使えないという人は、会社指定のものでも良いでしょう。
ひとまずはデジタルの、スマホに対応しているカレンダーを使いましょう。
デジタルは、アナログの手帳では実現できない、しかも手帳には絶対必要な数々のことができます。

デジタルカレンダー活用の基本ルール6つ

まず、なによりも、手帳の使い方として次のことを徹底しましょう。
1.予定はすぐにその場で入力する
2.予定を「メモ」などに書いておいてあとで「転記する」という発想を捨てる
3.予定は十分な時間をかけて入力する
4.予定の変更があったら即座に変更を反映させる
5.予定を入れるかいれないかで迷ってはならない
6.予定の表記を自分なりに統一する
以上のようなことは常識で基本でつまらないと思います。しかし、これを守らないからトラブルになるのです。少なくとも守らずにトラブルになるというケースは後を絶たないようです。
そして、以上6項目を守りやすいという意味からも、やはりデジタルがおすすめなのです。
たとえば「1.予定はすぐにその場で入力する」ですが、紙の手帳よりも、ほぼ確実にポケットなりに持っているはずのスマホのカレンダーの方が、その場での入力が確実でえす。あとで、と考えていてもあとでなにを入れるかを忘れます。そもそも、あとで予定を記入すること自体を忘れるものです。
さらに「2」のようにメモに予定を書いておいて、あとでパソコンからGoogleカレンダーに転記する、などというのも避けましょう。そのようなことをする気にはなれないものですし、それをし忘れるということも頻発します。さらに「記録はなるべく一元化する」という原則にも反します。
スマホに直接記入する習慣は、つけようと思えばすぐにつきます。それくらい簡単なことです。
ただ「3」の十分な時間をかけるのを忘れないようにしてください。急ぐから、紙にメモをしたくなるのですし、記入ミスも発生するのです。
相手にはちょっとは待ってもらいましょう。相手の人も、少し待つことによって、約束の日になって予定をすっぽかされたりしなくてすむのです。
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佐々木 正悟 佐々木 正悟