Googleカレンダー徹底活用ルール｜仕事のミスを減らし効率化できる

2019.6.21

気が進まない人も多いかもしれませんが、一度、スマホの｢カレンダー｣を徹底活用してみてください。

紙の方が合っている？
手帳が好き？

幾度となくそうした訴えを耳にします。けれども、一度はデジタルの｢徹底活用｣をお試しください。
いちばんのおすすめはGoogleカレンダーです。会社でどうしても使えないという人は、会社指定のものでも良いでしょう。
ひとまずはデジタルの、スマホに対応しているカレンダーを使いましょう。
デジタルは、アナログの手帳では実現できない、しかも手帳には絶対必要な数々のことができます。

まず、なによりも、手帳の使い方として次のことを徹底しましょう。

1．予定はすぐにその場で入力する
2．予定を｢メモ｣などに書いておいてあとで｢転記する｣という発想を捨てる
3．予定は十分な時間をかけて入力する
4．予定の変更があったら即座に変更を反映させる
5．予定を入れるかいれないかで迷ってはならない
6．予定の表記を自分なりに統一する

以上のようなことは常識で基本でつまらないと思います。しかし、これを守らないからトラブルになるのです。少なくとも守らずにトラブルになるというケースは後を絶たないようです。
そして、以上6項目を守りやすいという意味からも、やはりデジタルがおすすめなのです。

たとえば「1．予定はすぐにその場で入力する」ですが、紙の手帳よりも、ほぼ確実にポケットなりに持っているはずのスマホのカレンダーの方が、その場での入力が確実でえす。あとで、と考えていてもあとでなにを入れるかを忘れます。そもそも、あとで予定を記入すること自体を忘れるものです。

さらに｢2｣のようにメモに予定を書いておいて、あとでパソコンからGoogleカレンダーに転記する、などというのも避けましょう。そのようなことをする気にはなれないものですし、それをし忘れるということも頻発します。さらに｢記録はなるべく一元化する｣という原則にも反します。
スマホに直接記入する習慣は、つけようと思えばすぐにつきます。それくらい簡単なことです。

ただ｢3｣の十分な時間をかけるのを忘れないようにしてください。急ぐから、紙にメモをしたくなるのですし、記入ミスも発生するのです。
相手にはちょっとは待ってもらいましょう。相手の人も、少し待つことによって、約束の日になって予定をすっぽかされたりしなくてすむのです。

そして｢4｣は結局｢1｣と同じことです。予定の変更を確実に絶対に100％、スマホのカレンダーに反映させましょう。

「5」はしたがって、もはやあえていうまでもないことのはずです。どんなときでも約束をしたら、いますぐ、その場で、例外なくスマホに記入です。それをとにかく守り抜くこと、死守することです。
最後に、表記の統一ですが、私はとりあえず予定の欄にすべてを書いてしまうようにしています。

あらゆる予定を必ずスマホに入れるように習慣化できたら、さらに次の2項目を意識しましょう。

1　他人との約束ではないが忘れると自分が「致命的な痛手を負う」と思ったものを入れる
2　予定の通知は「1日前」「1時間前」にそれぞれ1回ずつ

カレンダーに入れるのは基本的に｢人との約束｣です。｢約束｣とは「何月何日の何時に」と言えるものです。それだけがカレンダーに入っているというのが理想的です。
しかし、他人との約束ではなくとも、「ゴミ出しの日」を忘れてしまうというのであれば、これは仕方がありませんので入力しておきましょう。

火曜／金曜の朝8時より前ということなら、

・毎週火曜・金曜午前7:30分　ゴミを出す

というように設定しておけば十分です。
毎週といっても該当しない日もあるとさっそく言う人もいると思いますが、該当しない日に「ゴミを出そうとして」も致命的なダメージを負わないはずです。完璧を目指してはいけません。所詮はゴミ出しです。出せるときになるべく出せればそれでいい
のです。

それから｢リマインド｣です。まさにこれができるからデジタルを使うべきです。紙の手帳でできない、もっとも重要なメリットがこれです。
予定の通知は１日前に来れば、完璧に忘れていたとしても、対応できるでしょう。

もう一度来る通知は1時間前。そのタイミングで完璧に忘れていたとしても、連絡を取って、相手へのダメージはかなりの程度抑えられると思います。少なくとも私なら、待ち合わせ時間の1時間前に「急にだめになった！」ことが知らされれば、時間をむだにせずにすみます。

本当は、この予定の1時間前の通知以外の通知など、一切来なくてもいいと私は思います。しかし、どうしてもすぐ対応したい人というのはいるかもしれません。(本当はそれは思い込みに過ぎないのですが)。その人からのメールなどは、やむを得ず通知をオンにしておきます。

しかし基本的に通知というのは、絶対に知らされなければ困るものだけにすべきです。