「デキる人ほど、スケジュール管理が上手」とよく言われるもの。多忙な毎日の中で、仕事で成果を出したり無駄な出費を抑えたりするためには“時間を有効に使う”ことが必要不可欠です。
2017.11.22
今回は、より効率よく正確にスケジュールを管理するための、ツールやテクニックをご紹介します。
二刀流のカレンダー型手帳
年末が近づくにつれ書店・文房具店で手帳コーナーが賑わいをみせている中、2018年度版の手帳で特に人気を博しているのが『カレンダー型手帳』。
移動や打ち合わせ時には一般的なマンスリータイプの手帳として携帯しながらも、卓上カレンダーとしても利用できる汎用性の高さがポイントで、立脚用のストッパー・中身をカスタマイズできる開閉式リングなど、各メーカーの工夫も随所に散りばめられています。
1冊で2役をこなす便利さが魅力のカレンダー型手帳。時に社内でのデスクワーク、時に外出先での打ち合わせ…など、日々多くの現場を行き来するビジネスマンには特にオススメです。
ガントチャート式手帳
様々な業務のスケジュールを一括管理するのに優れているのが、『ガントチャート式手帳』。
ガントチャートとは作業の進捗をチェックするための帯状のグラフのことで、日々の細かな予定の書き込みに向かない代わりに、パッと一目で視覚的にスケジュールを確認できることが最大のメリットです。
複数の予定を並行して把握しなければいけないプロジェクトリーダーや、マネージメント業を行なっている方々に、最適な手帳と言えるでしょう。
1日1ページタイプ手帳
スケジュールに加えてダイアリーもつけるとなると、それなりのスペースが必要…。そんな場合に便利なのが『1日1ページタイプ』の手帳です。その名の通り1ページをすべて1日分の書き込みに費やせるデザインで、フリースペースが広く使用の際の自由度は断トツでNo.1。
単なる仕事の予定を書くだけにとどまらず、思いついたアイデアやその日の反省点を書き出したりと、自分なりにアレンジを足せることができます。商談などで普段からメモが多いビジネスマンや、クリエイターの方々に重宝されるフォーマットと言えるでしょう。
アプリでスマートに予定管理
また、近年では手帳の代わりにアプリを使ってスケジュールの管理をする人も増えています。
紙の手帳にはない“デジタルならではの”機能があることが魅力的で、例えばその代表格と言われているのが『Googleカレンダー』。PC・タブレット・スマートフォンとの連携を行えば、どれかが故障してもデータが消える心配のない心強いアプリでもあります。
『共有機能』では、自分が作成した予定を他の人と共有してスケジュールの確認ができることで、予定の伝え漏れ・誤った日程を伝えてしまうなどのミス防止が可能。また、毎週決まった曜日に定例会議を行うなどのルーティーンがある場合、その日程を『繰り返し』設定しておけば、毎回同じ予定をいちいち入力する手間が省けます。
『Googleマップ』との連携が行え、世界各国の祝日も表示できるため、特に出張が多いビジネスマンにも重宝されています。
LINEでも？ 賢く予定管理
さらに、今や誰もが利用していると言っても過言でもない『LINE』でも、ちょっとしたスケジュール管理のテクニックがあるのをご存知でしょうか？
もちろんLINEは、家族や知人との連絡を目的としたアプリですが…設定により、送り主も受け取り主も自分である“自分だけがメンバーのグループ”を作ることも可能です。
あとは、この自分だけのグループトークにメッセージを送るだけで、時系列が辿れる予定メモ・備忘録として代用が可能に。毎日使うアプリなので常に目に留まる上、撮った写真などのデータやURLもそのまま貼り付けられてしまう点も大変便利です。
これらのアプリは、インターネット環境さえ整っていればいつでも無料で使用できるのも魅力的。手帳を持ち運ぶことが面倒な場合、予定の変動が多く書き直しが多い仕事に従事している場合などは、ぜひ活用してみると良いでしょう。
他にも、紙の手帳には「色やデザインを変える事で毎年気分転換できる」「手で書くことで記憶が定着する」、一方でアプリには「字が汚い人にとっては見易い」など、お互い様々なメリットがあります。
ライフスタイルによっては、手帳とスマートフォンの両方を駆使して、仕事用・プライベート用とを使い分けることも1つの手段。ぜひこれらを参考に、自分に合ったスケジュール管理方法を見つけて下さい。
来年一年パワーアップして過ごせる手帳術
皆さんは来年の手帳を購入されましたか？私は毎年手帳にまずは来年の目標や在り方を書き記していたのです。しかし、あることから新しい手帳を買ったらやってみようと思うことができました。