2019年6月6日 更新

タスク管理ツールで「今日やることだけに100%集中」する方法

「ライフハック」と呼ばれる仕事の効率化について連載しています。今回はToDoリストを使ってのタスク管理ツールを紹介します。タスクを「今日やることだけに集中」させ「明日でいいものは明日にやる」を毎日繰り返せば、毎日気持ちよく仕事ができるようになります。

またクラウド対応で、iPhoneでもAndroidでもウィンドウズでもMacでも扱うことができます。
が、このような機能のオンパレードの話はとりあえずみんな忘れてください。
代わりにただ一つ、「今日のリストにタスクを用意する」ということだけを意識して、そのリストに上がった以上は「今日中にやるようにする」を守りましょう。
無理だと思うけれどやらなければいけないことは、「明日以降のリスト」に回します。
これをただただしっかり守るだけでも、仕事が確実に進んでいくのが実感できて、おそらく自分に自信がつくはずです。

「todoist」に今日のタスクを入力する

今日やるタスクを入力しました。時間ごとに入力でき、Googleカレンダーとの同期も可能です。

今日やるタスクだけに集中させよう

つまりは意識を今日やるタスクだけに集中させるのです。
よく「集中力がない」とか「集中できる環境」といったお話がありますが、集中とは今日やる程度のことに意識を集め、それ以外のことを想像しないことで、実現できます。
今日やるべきことをやっているにもかかわらず、3週間先のプレゼンのことが気になったり、逆に昨日上司に叱責されたことが気になるという状態が「集中できていない」のです。
いまなにをすればいいかがわからなくなったらTodoistをみればいい。そこに「今日やるべきこと」が書かれています。それをすべて終わらせたら、帰ってしまってもいいのです。集中力が増しますし、モチベーションも高まるはずのリストです。
あるいはどうしても先のことが気になってしまったら、それについて調べたり検討するというタスクを一行追加しましょう。ただし「今日のリスト」にではなく、できれば「明日やることのリスト」にです。「今日」はあくまでもそこにすでに書かれている「今日のリスト」のことだけにすべきです。こうすることが、集中には欠かせません。そして毎日、毎時集中して仕事を進めることによって、先の仕事で不安になるような時間の無駄を防ぐことができます。

タスクが終わらなかったら明日がある

「todoist」で見た明日以降のタスク

急に入ってきたタスクは、緊急でなければ、明日以降のスケジュールに入れます。感覚的に入力でき、使いやすいツールです。
私たちは多くの場合「早くやれば早くやるほど良いし、早く手がけるとそれだけ良い」と思い込まされてきました。この考え方には一理ありますが、大きな欠陥もあります。
それはたくさんある未来の時間を全然使わないという態度なのです。
未来の方に時間がたくさんあるにもかかわらず、できる限り早く仕事を片付けて、さらに早く仕事を片付けるという方法をとると、それでどうなるかといえば「あとに余裕ができる」という程度です。要するに未来が暇になればいいということでしょう。
ですが本当にそう思う人はいないのではないかと思います。いまをとことん忙しくして、あとが暇になったところでなんになるでしょう。
むしろ、いつも均等に余裕があって、いつも同じくらい忙しい方がリズムも整うし、生活習慣も良くなるし、いいことづくめです。
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佐々木 正悟 佐々木 正悟
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