仕事でチャットを使用する際の注意点と基本マナー

これまで仕事で使用するコミュニケーションツールといえば、電話や社内メールがほとんどでした。しかし時代は移り変わり、現在ではチャットツールを使う企業も増えてきています。今回はビジネスシーンで注意したいチャットマナーについてご紹介します。

チャットツールにおいてメリットでもありデメリットでもあるのが、既読機能やステータス表示。多くのチャットツールでは、メッセージ送信した内容を相手が読んだかどうかを把握できる機能がついています。そのため、緊急の場合などには非常に有効で便利なのです。

しかし、その機能によって「すぐに返信しなければ」という思いにかられてしまうのはデメリットともいえます。ただ、早く返信が欲しいと思っている相手もいるため、できるだけ早めに返信するほうがいいでしょう。

チャットを使用する相手の心理としては、手軽に返事ができる内容の場合に使うケースも多いです。すぐに返信できるような内容であれば、早めを心がけることで、生産性・効率性もぐっとアップします。

こんなときはチャットを使っていい？

社内メール・チャットツールを併用している場合よく耳にするのが、業務時間外での使用方法。たとえば退社した後に連絡があったけど、どうしたらいいか……というお悩みもよく耳にします。

たとえば気づいたのが夜分遅くであれば、内容の緊急性によっては日をまたいでも構いません。深夜に返信して、スマホの音が鳴り響いてしまっては相手に失礼となってしまいます。

また出勤前に電車トラブルなど急遽遅刻をしてしまうケースなども、連絡方法で悩んでしまう人が多いです。この場合は早めに連絡するほうが会社に迷惑をかけないため、チャットを使った方がいいかもしれません。

ただ、相手があまりビジネスチャットの使用を快く思っていない場合には、社内メールよりも早く連絡したほうがいいと思ったことを、出社後に一言フォローしておくといいでしょう。

業務時間外のチャットツール使用については、状況によって節度ある判断を心がけるといいですね。