TODOリスト破綻は、あなたのせいじゃない
TODOリスト用アプリやTODOリスト用付箋紙をお使いですか。TODOリストは私たちにとってとても身近な存在。しかし、実は多くの人が運用に失敗しています。
TODOリストには多くの問題点があり、繰り返し指摘されてきました。
あなたがTODOリストをうまく使えないとしても、それはあなたのせいではありません。あなたとTODOリストの相性が悪いだけなのです。
TODOリストが苦手なあなたはタイムボクシング派かも
TODOリストには、大きく4つの問題点があります。
・毎回長いリストを見なければならずストレスになる
・簡単なタスクから処理され、重いタスクが居すわり続ける
・緊急でないタスクは緊急になるまで放置されやすい
・タスク処理にかかる時間と自分の手持ち時間の比較がしにくい
タイムボクシングとは
また、タスク処理の開始時間と終了時間が設定されるため、締め切り効果があります。
タイムボクシングは「図」なので、TODOリストの様に延々文字を読み続ける必要もありません。パソコン上のカレンダーでタイムボクシングを行えば同僚とスケジュールの共有もしやすく、相手の空き時間も見つけやすいでしょう。
最後に、カレンダーにスケジュールが残るため、いつ何をしたかが分かるログになります。タイムボクシングで生み出されたログは各種報告書の重要資料になるだけでなく、予定を立てる際の所要時間や処理順の目安にもなるでしょう。
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タイムボクシングのやり方とおすすめ手帳
タイムボクシングの実践に必要なものは、バーティカル式週間スケジュール表。たとえば、Googleカレンダーの週表示や24時間バーティカル式の手帳です。
以下の手順で実際にタイムボクシングをやってみましょう。
2.カレンダー（週間スケジュール）に「睡眠時間」「食事」「定例会議」「予備時間」「通勤時間」のタイムボックスを記入する
3.タスクリストから重いタスク（思考力やアイデアが必要とされるタスク）を選び、午前中の時間帯にそのタイムボックスを記入する
4.残ったタスクのタイムボックスを空いている時間に記入する
5.スケジュール全体を見渡し、忙しすぎる日やヒマすぎる日はないか、休息はとれるか、移動時間を無視していないかをチェックする
必須ではありませんが、スケジュール欄の他に、タスク一覧を書き出せるメモ欄があると便利。散々TODOリストの悪口を言っていますが、5分程度の雑務の列挙には最適です。
たとえば、デジタルカレンダーなら先述したGoogleカレンダーが便利。アナログ手帳であれば、『EDiT』のA5正寸週間バーティカルタイプ、ハイタイドの『Zタイプ』（A5 バーティカル ウィークリー）、『ジブン手帳』のDIARYなどが使いやすいでしょう。
自分にあった時間管理術を見つけよう
時間管理術やタスク処理方法はあくまで手段であり、目的は生産性の向上です。そのためなら、TODOリストでもタイムボクシングでも、両方の併用でも何でも構わないはず。
あなたがTODOリストを使えなかったとしても、それはただの相性の問題。職業人として本質的な問題ではありません。
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【参考】
Daniel Markovitz, “To-Do Lists Don’t Work,” Harvard Business Review
https://hbr.org/2012/01/to-do-lists-dont-work
マーク・ザオ＝サンダーズ「『タイムボクシング』を実践して生産性を向上させる」、Harvard Business Review https://www.dhbr.net/articles/-/6464