2018年7月10日 更新

「考えない仕組み化」で「考える時間」をつくりだす

気合いと根性だけでは、仕事は長続きしません。では、どうするか?——おすすめは「自分が働かなくてもいい仕事は、『仕組み』に働かせる」という考え方です。効率化に悩むビジネスパーソンへ、泉正人のベストセラー『「仕組み」仕事術』よりスペシャル版としてお届けします!

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2018.7.5
仕事をスピードアップさせる最大のコツは「考えないこと」。これまでの仕組み作りがうまく機能すれば、仕事は確実に楽になります。そして、楽になってどうするか? 仕組み化で捻出した時間を、必要な「考えること」にしっかり使って、成功への道をまっすぐ進みましょう!

考えないでいい仕事から片付ける

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TO DO リストで効率よく仕事を片付けるには、「楽なものから」「作業系のタスク」がキーワードです。毎朝パソコンを開いたら、TO DOリストでやるべきことを確認し、あれこれ入っているリストの中から、楽にできそうな「作業系」のタスクから順番に片付けていきます。
例えば、次の予定までに1時間あるようだったら、1時間でこの5つはできるだろうと
「処理時間」でイメージして、あとはただひたすら工場の機械のように仕事を処理していきます。すぐにできるわけではない「思考系」タスクは、この時点では手をつけずに置いておくのです。とにかく考えずに処理していくことが早さのキモになります。優先順位や重要度などを分類するやり方もあるようですが、判断の余地を入れると仕事の処理スピードがガクッと下がってしまうものだと思っています。

すきま時間の作業は「処理時間」で選ぶ

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これは「すきま時間」の活用にも役に立ちます。来客前に5分時間ができたり、ミーティングがキャンセルになって1時間の空白ができたとしたら、TO DOリストからピックアップして処理してきます。その場合も仕事の重要度ではなく、処理時間で選ぶようにします。このやり方に慣れれば、「作業系」のタスクは驚くほどスムーズに処理できるようになります。
また、「作業系」のタスクは早朝の一番集中できる時間に取り組めば、電話やメール、話しかけられることもなく、驚くほど速く片付くようになるでしょう。
それでも片付かないタスクがあったら、タスク自体に問題があったと考えましょう。タスクが抽象的あるいは複雑で手が付かず途中で止まってしまう場合は、より具体的な行動に細分化してみます。また、そのタスクをやる気がないという場合もあります。その場合は、あきらめてスパッと消してしまいましょう。必要になったらまた、リストに入れればよいのです。タスク管理は「感情を入れない」ことが最大のポイントです。

メールを「仕組み化」する方法

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