1日の仕事の中で、どうしても時間がかかってしまうのがメール処理です。メール処理にかかる時間は①受信メールを読む②返信内容を考える③返信内容を打つの3つに分けられますが、これも「仕組み化」で時間を節約できます。
まずは、
①その場で返信する。
メールを読むのは1回だけと決め、できるだけその場で返信します。どうしても「その場で返信」できないときは、メールにフラグを立てて、他の既読メールと分けておき、時間ができたときに一気に返信することにします。
メールを読むのは1回だけと決め、できるだけその場で返信します。どうしても「その場で返信」できないときは、メールにフラグを立てて、他の既読メールと分けておき、時間ができたときに一気に返信することにします。
②返信内容は5秒以内に判断。
たいてい、返信内容は自分が持ってる判断材料と照らし合わせて、それに沿った返事をするだけですから、5秒もあれば十分なはずです。判断材料が足りなければ、その旨を相手に伝えて、判断を保留にすればよいでしょう。とにかく、未完了のまま何日もメールを放置することだけはやってはいけません。
たいてい、返信内容は自分が持ってる判断材料と照らし合わせて、それに沿った返事をするだけですから、5秒もあれば十分なはずです。判断材料が足りなければ、その旨を相手に伝えて、判断を保留にすればよいでしょう。とにかく、未完了のまま何日もメールを放置することだけはやってはいけません。
③文章は20行以内で収める。
あまり意識しませんが、一画面で閲覧できる行数は20～30行程度です。メールの行数を一画面で読み切れるようにすれば、読む相手はスクロールする時間と労力を削減できます。結果、レスポンスがスムーズになる可能性が大きくなります。
あまり意識しませんが、一画面で閲覧できる行数は20～30行程度です。メールの行数を一画面で読み切れるようにすれば、読む相手はスクロールする時間と労力を削減できます。結果、レスポンスがスムーズになる可能性が大きくなります。
④選択肢を複数用意する。
メールの回数を減らすために、なるべく一度の回答で済むような書き方を心掛けましょう。たとえば、日程調整の場合も2～3候補出しておけば、相手も調整しやすくなります。効率的なメールは自分にも相手にもメリットがあるのです。
メールの回数を減らすために、なるべく一度の回答で済むような書き方を心掛けましょう。たとえば、日程調整の場合も2～3候補出しておけば、相手も調整しやすくなります。効率的なメールは自分にも相手にもメリットがあるのです。
自分の成長のために、「仕組み」でできた時間を有意義に活用していきましょう！
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泉 正人
ファイナンシャルアカデミーグループ代表一般社団法人金融学習協会理事
日本初の商標登録サイトを立ち上げた後、自らの経験から金融経済教育の必要性を感じ、2002年にファイナンシャルアカデミーを創立、代表に就任。身近な生活のお金から、会計、経済、資産運用に至るまで、独自の体系的なカリキュラムを構築。東京・大阪・ニューヨークの3つの学校運営を行い、「お金の教養」を伝えることを通じ、より多くの人に真に豊かでゆとりのある人生を送ってもらうための金融経済教育の定着をめざしている。『お金の教養』(大和書房)、『仕組み仕事術』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)など、著書は30冊累計130万部を超え、韓国、台湾、中国で翻訳版も発売されている。一般社団法人金融学習協会理事長。
STAGE編集部
