「チェックシート」に働かせて、「自分」を働かせないこと。

2018.6.6

才能、意志の力、記憶力に頼らない「仕組み化」を実践していきましょう。作業系の仕事を効率化するに最適なのはチェックシートです。チェックシートで仕事をフォーマット化すれば、無意識に仕事が進みます。誰でも成果が出せるようにしていきましょう。

チェックシートは個々の業務から会社全体の動きにかかわるものまで、あらゆる仕事に応用することができます。

・社内ミーティングするときのチェックシート
・面接を行うときのチェックシート
・月末業務のチェックシート
・PCのデータ移行をする際のチェックシート
・最後にオフィスを出る人のためのチェックシート
・会計士に送る書類のチェックシート
・出張準備チェックシート

とざっと挙げただけでもこれだけあります。

また、給与計算ソフトの使い方などの単純作業こそ、チェックシートにするのがおすすめです。ソフトの起動手順、クリックする順番、プリンタの操作方法など、慣れた人なら簡単なことも、不慣れな人は使い方などでわからないことが出ると作業がストップしてしまい、集中力が切れて面倒くさくなってきてしまうもの。本当は5分で終わる仕事が、1時間も2時間もかかってしまうということも……。逆に言えば、上手くまわっていない作業は、チェックシートで「仕組み」を導入すれば、作業時間は驚くほどスピードアップするということです。

使えるチェックシートにするには、ちょっとしたコツがあります。

まず、1つめが「TO DO」と「詳細」に分けること。チェックシートというと、「やるべきこと（TO DO）」を一覧で並べてしまいがちですが、それだけでは具体的に何をすればよいのか分かりません。「TO DO」「詳細」の欄をそれぞれ作り、「詳細」には具体的な行動内容や関連URLを示しておくと経験の浅い人でも迷わず実行できるようになります。

2つめは、できるだけ細かい手順に落とし込むこと。例えば、「拭き掃除をする」というTO DOの詳細では、「トイレの棚の下にある洗剤と3Fの流し台の下にある雑巾を使う。机・ホワイトボード・受付台を洗剤を使い乾拭きする」と細かすぎるのでは？と思うくらい具体的にします。それが、手を止めることなく仕事を進めてもらうためのポイントです。

3つ目は判断を入れないこと。判断が必要なTO DOを入れると、そこで手が止まってしまいます。「来場者の人数次第でスタート時間を調整する」というような表現では人によって判断基準がまちまちになってしまいます。「定時になっても来場者が◯人に満たない場合は、スタート時間を5分遅らせる」と基準を明確にしておきましょう。

4つめは、二度目からはアルバイトでもできるようにすること。業務の種類や専門性にもよりますが、1度実際に使ったら、2度目からはアルバイトでも同じことができるような使いやすいシートを心掛けましょう。できるだけシンプルに、わかりやすくが大切です。

チェックシートは毎月、毎週、毎日という単位で必ず行うルーチンワークに、最大の効果を発揮します。まず、毎月ミーティングをすると決めたら、チェックシートは最初の1回目に作るのが基本。リーダーと担当者で議題をリストアップして作ってしまいましょう。あとはミーティングの回数を重ねるなかで不要なTO DOはなくすなど、より実際的で効率的なチェックシートにアップデートしていきます。共有や更新がしやすいようにPCで作成し、
チェックシートを使うときのルールを決めておくのもよいでしょう。たとえば、シートの更新は誰でもOK。ただし、更新したらメーリングリストで情報を流す、などです。また、チェックシートも実際に使っているうちに、不要なものや変更点が出てくるもので、そのときに削除や修正ができないと、だんだん使われなくなってしまいます。メンテナンスが簡単にできることも、「仕組み」を仕事に定着させるための必要な条件なのです