2018年3月22日 更新

『仕組み仕事術』実践編。著者代表の「お金の学校」が実践する5つの仕組み化

この春からマネジメントの立場になるビジネスパーソンのみなさん、『仕組み仕事術』は、実際に現場で活かしてこそ。とはいえ、みなさんの「どうやったらいいの?」にお答えして、著書が代表を務める「フィナンシャルアカデミー」で実践しているテクニックを公開します。明日からでもすぐに仕組み化できる、5つの簡単テクニックです。

2018.3.22

仕事の課題は「仕組み化」で解決

ビジネスパーソンのみなさんと同じように、当校にも業務上の課題が多くあります。実は課題のほとんどは個人の能力に頼らず、「仕組み化」で解決できるものです。
たとえば、当校では社内メーリングリストに加え、外部のパートナーや講師、アテンドスタッフなど、メールの量は膨大になります。
メールを処理するのに多くの作業時間をとられてしまうことが課題でしたが、効率化をはかるために実践したのが1つ目のテクニックです。

1)外部のツールをフル活用して、作業を効率化

メールの処理方法にルールを決め、あわせてGmailなどのツールの機能を活用しています。そのルールはたった1つで、「メールは5秒以内に判断し、その場で返信する」こと。つまり、メールを読むのを1回と決めるのです。判断材料がないなど、その場で返信できない場合は、その旨を相手に伝えるか、またはGmailのスター機能で他の既読メールと分けておき、時間ができたときに一気に返信するようにします。丁寧な文章を書こうとせず、シンプルに結論だけを書く習慣をつけ、とにかくメールを放置しないことが大切です。
また、プロジェクトの完了、保留などは色変えできるラベルで状況把握したり、カテゴリーごとにフォルダのように使うと、より使い勝手がよくなります。このように自分ルールとメーラーの機能をうまく組み合わせることで、メールの仕組み化ができあがります。
課題解決の2つ目は、

2)ミス撲滅委員会

言うまでもありませんが、仕事でのミスやトラブルはつきもの。対処にも時間がかかりますよね…。けれど、そのミスが再発してしまうことが、いちばんの時間の無駄ではないでしょうか。
そこで、当校では「ミス撲滅委員会」を結成し、ミス再発をなくすために仕組み化を行っています。仕事でのミスやトラブル発生時は、人を責めるのではなく、「仕組み化」が不十分であるという認識で再発防止に取り組みます。そしてその解決策をメーリングリストで流して、社員全員で共有するようにしています。また、「ミス撲滅シート」を作り、そこに発生したミスと解決方法をストックしていきます。登録した件数が1ヵ月で累計30件を超えたら、ランチタイムに豪華なお弁当やカレーのケータリングがくるというご褒美つき!このように、「社内のミスをあげやすくするための仕組み」も同時に機能しているのです。
ミスやトラブルは必ず起こるものですし、人を責めずに「仕組み」で改善していく。課題は「仕組み」でしっかりと解決していけるのです。
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