日本人の働き方が変わる仕組み化の知られざるメリット　〜ベストセラー『最新「仕組み」仕事術』に学ぶ〜

2017.5.2

日本人の働き方を変える

2017年、長らく社会問題となっていた長時間労働の是正をめざし、政府が本腰を上げようとしています。いわゆるブラック企業の取り締まりを強化することや「プレミアムフライデー」に代表されるような休息時間の増大をめざす政府の政策は一定の効果を示しています。しかし、長時間労働はブラック企業にだけ責任があるわけではありません。働いている私たちも効率よく仕事をして定時に帰ることに意識を向け、効率的に業務の改善を目指すことは、ビジネスマンとして必要なことだと最近ではよく言われるようになりました。

仕組みを作ることは難しくない

ビジネスの現場では、仕事の大小に関わらず様々なことが起きます。それに対応しているだけで、１日が終わってしまうことが少なくありません。そうして、本来やるべき生産性の高い仕事に取り組めないジレンマを多くのビジネスマンが抱えています。

仕事の「仕組み化」とは、多タスクに対応して、作業を自動化し、誰でも再現可能なシステムにまで落とし込むことです。難しく考える必要はありません。仕組みの作り方を、『最新「仕組み」仕事術』は次のように書いています。

たとえば、WEBディレクターのあなたに、ある部署から会社のホームページの文言を少しだけ変更したいという要望が上がったとします。文字を変えるくらいならHTMLをサーバからダウンロードしてテキストエディターで該当する文字だけを変更して、FTPサーバにログインして更新したHTMLをアップロードすれば完了します。慣れた人なら3分でできるでしょう。
でも、もしその会社でホームページ周りの知識を持っている人があなた一人しかいないなら、あらゆる部署からの更新依頼があなたに集中することになります。
（中略）
こうした状況を解決する方法は実に簡単です。あなたが10分かけてホームページ更新の手引きをマニュアルとしてつくればいいだけです。

このマニュアルを配布して誰でもできるように仕組み化をすれば、業務が１人に集中することを防ぐことができます。日々の行動を仕組み化することで業務は飛躍的に改善します。そして生まれた時間を使って生産性の高い仕事に取り組めることが仕組み化の最大のメリットです。そして、実際に仕組み化を取り入れているビジネスマンからは次のような効果も挙げられています。

仕組み化の知られざる３つのメリット

１、チーム全体のリスクヘッジができる

「人にいちいち教えるより、自分でやっちゃった方が早い」と、仕事のできる人は考えがちですが、チームとして仕事をする場合、その考え方はリスクが分散できていない危険な状態ともいえます。もし、当人が病気で倒れたら、チームの生産性はガタ落ちになります。
自分がやっている仕事を仕組み化して、自分の手から放して、チーム内の誰かに引き継ぐことはリスクを分散することにもなり、また他のチームメンバーの成長につながります。結果的にチーム全体の生産性の向上へとつながっていくでしょう。

２、業務の振り返りができる

仕組み作りとは、失敗した経験を活かす仕組みともいえます。仕事で失敗した時に、次に同じ間違いをしないために、どうしたらいいだろうと考えながら、仕組みは作っていきます。また成功したときには、成功パターンを自分のものにするために、自分の仕事の良い部分を客観的に分析することになります。こうして仕事上のさまざま経験をストックしていくことで、仕事の精度がどんどん上がっていきます。なかなかできない業務の振り返りを仕組み化を通して行うことができます。

３、成長の速度が飛躍的にあがる

試行錯誤を繰り返して自分独自の成功パターンを構築することもよいですが、すでに世の中にある成功の仕組みを素直に取り入れることも本人の成長には欠かせません。学びは「真似び」ともいい、こだわりを捨て成功パターンを学ぶ姿勢を持てば、自分一人の力では到達できない地平に立てる可能性もグッと広がります。

10年後の働き方を考える

ロボットやAIの登場、人口減少社会を迎え、これから人間の働き方は変わろうとしています。具体的には、「保守・管理」といった仕事はロボットやAIに任され、人間の仕事は「生産性」や「創造性」に着目した働き方にシフトいくことでしょう。
そんな時代に「生産性」をアップすることを目的とした『「仕組み」仕事術』が新たに現代版にアップデートされたことは、時代が求めるニーズに応えた形といえます。最新版では、10年前にはまだ整備されていなかったIT機能を使った多くの仕組みの事例が紹介され、業務の改善のケーススタディが展開されています。
もし、あなたの所属するチームが仕事のタスクに振り回され、成長の限界を感じているのだとしたら、仕組み化を取り入れることをおすすめします。10年後、仕事環境がどのように変化をしても、変化に対応できる仕組みを持つことが現代の最強の働き方と言えるのではないでし
ょうか。