todoリストの使い方 2020年は時間管理を見直そう!

pc、ノート、手帳、カレンダー、メール、時間管理の方法は人それぞれです。今回は、スケジュール管理に欠かせないtodoリストの作り方をあらためて見直し、効率的な使い方と注意点をお伝えします。

todoリストの作り方1 まずは優先順位を決める

todoリストは、非常にポピュラーな時間管理の方法です。塾通いの小学生でも使っているでしょう。ただ、todoリストには、タスクの数が少ないうちは便利でも、増えると収拾がつかなくなるという欠点があります。
タスクが追加され増えていくると混乱してしまうする原因は、重要度と優先順位がまぜこぜになるからです。ここで役に立つのが、「時間管理マトリックス」。ルーツはアイゼンハワー元アメリカ大統領の「意思決定マトリックス」ですが、のちにスティーブン・コヴィー博士が「7つの習慣」という書籍で紹介して有名になりました。
時間管理マトリックスを利用したtodoリストの作り方を紹介します。以下の条件に照らし合わせて、今あるタスクを第1領域から第4領域に分類してみましょう。優先順位は上から下です。
  • 第1領域 重要で緊急なタスク
  • 第2領域 重要だが緊急ではないタスク
  • 第3領域 重要ではないが緊急のタスク
  • 第4領域 重要でも緊急でもないタスク
緊急度は期日を逆算すればいいのでわかりやすいのですが、重要度の判断は慣れるまで大変です。最初のうちは、ふと仕分けに悩む瞬間が何度も訪れるかもしれません。
しかし、重要なタスクを見極めるとは、正確な先読みができるということ。長期的なスケジュール管理が得意になりますから必要不可欠なステップです。

todoリストの作り方2 タスクを細分化する

todoリストを時間管理マトリックスで4つに分類できたら、優先順位に応じてタスクを処理していきます。サクサク進まずに時間がかかるタスクは、作業を細分化することで解決します。
たとえば、重要だが緊急ではない第2領域のタスクの期日が3日後なら、終日かかりきりになる必要はありません。今日は資料をそろえてヒナ型を作成する、明日は仕上げる、明後日は見直して午前中に提出。このように細分化してもいいのです。
第3から第4の領域は、基本的に細分化しません。アイゼンハワーは、第3領域を「誰かに任せる」、第4領域を「どうでもいい」と分類しました。彼にならって、任せられる人がいればお願いするか、休憩時間を利用しましょう。
第1から第2領域のタスクに絞った時点で、突発的な業務やスケジュールの変更に対応できる余裕ができますが、くれぐれも、ここに第3から第4領域のタスクを落とし込もうとしないでくださいね。
優先順位を徹底して守るのが、正しいtodoリストの使い方です。時間管理の最終的な目標は、用事をこなしながらも余裕を生み出すことなのですから。

todoリストの作り方3 便利なツールを活用する

todoリストを作るのはいつでもかまいません。とにかく気がついたらすぐに記録することがポイントです。
内勤の人はpcの付箋機能が便利。外勤なら、ポケットに入る小さなノートに書きためておきます。ちなみに、毎日のルーチンワークはtodoリストよりチェックリストの方が効率的です。
本業のほかに育児や副業を両立している場合は、退社後もタスクが増え続けるため、AndroidやiPhoneとpcで共有できるウェブサービスやツールが便利です。「タスク・アプリ」で検索すればたくさん見つかりますが、Google Keepのようにシンプルなものでも十分。
またGmailにリマインダー機能を設定することもおすすめです。リマインダーは完了するまで毎日表示されるので、画面に表示されれば、「やり忘れ」や「漏れ」も防ぐことができます。
時間管理マトリックスとタスクの細分化によって、todoリストを完成させる時間帯は、生活リズムに合わせて決めましょう。出勤前のカフェやベッドに入る前など、少なくとも20分は時間をとってください。
それでも自信が持てない場合は、前述した七つの習慣を実践するために作られた「フランクリンプランナー」という手帳もおすすめです。
参考:フランクリンプランナーとは
http://www.franklinplanner.co.jp/beginner/about_planner.html
todoリストの正しい作り方と使い方が身につけば、スケジュール管理に迷う時間が減り、時間に余白が生まれます。次回は、プライベートな時間を充実させるタイムマネジメント(時間管理)についてお伝えします。

しらとはる

北海道在住のフリーライター。モットーは中庸の王道。スピリチュアルから家計費の節約まで、興味の赴くまま文章を書いています。

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