仕事を効率化できる方法は3つだけ? デキる人はここを外さない

キャリア
仕事を効率化できる方法は、突き詰めれば3つだけです。PCやノートなどビジネスツールを有効活用する方法を含め、様々な情報粒度で仕事を効率化する方法論を紹介したメディアは無数に存在します。しかし、以下3ポイントを外してしまうと、高い確率で仕事の効率化に失敗します。
2019.3.4

仕事を効率化する方法1:全体像を俯瞰する

仕事を効率化する方法で最も有効なのは、まず仕事の全体像を俯瞰してから、各タスクを処理するPriority(優先順位)をつけるクセをつけることです。「緊急性よりも重要性」を意識することがコツです。この方法では、自身の仕事・役回りの位置付けを、組織や業務全体の中で常に把握しておくことが大切になります。こうすれば、仕事の段取りが上手になって計画的に作業を進捗できますので、抜けや手戻り工数も発生しにくくなります。効率化の結果、手持ちの工数に余裕値も生まれ、緊急対応する余力も確保しやすくなります。
あなたの周りにいる、段取りよく仕事を進められる先輩や上長を眺めてみてください。彼らは仕事の全体像を常にイメージしているはずです。加えて、プロジェクトスキームや社内での自らの役回り・立ち位置もよく理解しているでしょう。このため、仮にチームの仕事の一部に何か問題が生じたとしても、効果的なリカバリー方法をすぐに思い付き、必要な手を素早く打つことができるのですね。ゆえに、仕事を効率化する方法を分かっている先輩や上長は、とても頼りになる存在と映ります。
他方、仕事の全体像が見えていない人というのは、仕事を効率化する方法を理解できていないはずです。各タスクを処理するPriority(優先順位)をつけることが不可能なため、その場その場で思い付きベースの仕事をするか、周りから言われて理解できた範囲の仕事をするかしかなくなります。「気が利かない人」「指示待ち族」になりますから、作業の抜けや手戻りも増えがちです。結果的に、期日までに仕事を終えられないケースが多発します。

仕事を効率化する方法2:細部にコダワリ過ぎない

仕事を効率化する方法で次に挙げたいのが、100点主義・完璧主義を捨てることです。完璧な仕上がりこそが必要とされる一部の仕事を除いては、80点主義に徹するようにするのですね。「細部にはこだわらず、ポイントは絶対にハズさないこと」がコツになります。期日より早めに仕事を仕上げやすくなり、相手からの微調整の要望に対応する工数(時間)を確保できます。結果的に、完成度の高い(相手の要望に適う)仕事ができることになるのです。
社内やクライアントからの評価が高い先輩や上長の仕事振りを見ると、仕事を効率化する方法として80点主義を採用しているものです。例えば、プレゼンで使うパワーポイントの資料なども、ある程度骨組みと目次を作ったところで相手のチェックをもらい、ポイントになるところ(Priorityが高い箇所)から徐々に作り込んでゆく方法を採っていることが多いものです。8割方できたところで、相手のフィードバックをもらってしまいます。
一方、「私は頑張っているのに評価されない!」と嘆く人は、仕事を効率化する方法を理解していない可能性が高いです。1つの作業を必要以上に丁寧に行っていることが多いですね。細部にコダワリ過ぎると、当初の想定を上回る工数(時間)を要することになりがちです。挙げ句の果てに期日までに仕事を終えられず、相手が求めるポイントすら押さえ切れていない、という悲惨な結果を招きます。そもそものお話、上長やクライアントが重視しない部分にこだわって心血を注いでいたとすれば、その人の評価が上がる訳もないのです。

仕事を効率化する方法3:目的や目標を意識して取り組む

仕事を効率化する方法として最も見落とされがちなのは、今自分が取り組んでいる仕事が「何のためにやるのか」「○○の目標に到達するために今この作業が絶対に必要」といった観点です。長くモチベーションを維持し、ダレないで積極的に仕事をこなすためには必須の観点だと言えます。上でも触れましたが、業務や組織の全体像を俯瞰できるようになると、仕事の目的・目標を意識しやすくなります。
仕事を効率化する方法を掴めている人は、仕事の目的や目標を意識した上で取り組んでいるはずなのです。これは作業者だけが意識して持つべき観点ではなく、作業を割り振る上長・リーダーも配下に説明できる必要があるのですね。他方、目的や目標を意識して仕事に取り組む姿勢ができていない人は、仕事に対するモチベーションも生まれにくいため、眼前の仕事を惰性でこなしているだけの場合が多いです。
結果的に、仕事を効率化しようという気持ちすら持てないので、投下工数やスケジュール感を意識することなく、ダラダラと作業に取り組むケースが増えます。当然の成り行きで、期日までに仕事を終えられないことも多くなります。一見無関係にも思えますが、目的・目標を意識して仕事に取り組むことは、仕事の効率化のみならず、上長やクライアントからの信頼を得るためにも有効な方法でもあるのですね。

Kenneth S

総合商社のIT戦略担当からIT系ベンチャー企業の経営補佐などを経て、現在は海外在住の個人投資業。時折、物書きもしている。

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