2018年6月19日 更新

仕事ができない部下、じゃなくて「仕組み化」しない上司が悪い

気合いと根性だけでは、仕事は長続きしません。では、どうするか?——おすすめは「自分が働かなくてもいい仕事は、『仕組み』に働かせる」という考え方です。効率化に悩むビジネスパーソンへ、泉正人のベストセラー『「仕組み」仕事術』よりスペシャル版としてお届けします!

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2018.5.24
仕事のできない部下をもったら、「仕組み」に頼るべし
「絶対ミスするな!」「やる気をだせ!」とついつい、叱責したくなる部下はいませんか? 
でもそれは、個人の能力や意志に頼っているということ。今のままでは改善はおろか、状況は悪くなる一方でしょう。マネジメントで頼るべきものはただ一つ。「仕組み」の力なのです。

ミスやトラブルも「仕組み」で対応する

仕事やミスにトラブルはつきものです。どんなに注意深く作業していても、思ってもいないところで間違いが見つかったり、あるいは自分たちにまったく落ち度がなかったとしても、何かのトラブルに巻き込まれてしまうこともあります。いくら頑張っても、ミスやトラブルが起きる確率をゼロにすることはできないのです。だとしたら、トラブルへの対策になるのは「仕組み」です。
・ミスやトラブルが生じる可能性をできるだけ少なくする「仕組み」を作る
・ミスやトラブルが生じても、それを早い段階で発見できる「仕組み」を作る
・ミスやトラブルが生じたときにもすばやく対応できる「仕組み」を作る
あなたが経営者やマネージャーだとして、「ミスをなくせ」と叱責してもミスはなくなりません。むしろ、ミスが起きた原因はすべて自分のつくった「仕組み」にあると考えます。他人のせいではなく、自分が原因と考え、そして次に、ミスの起こらない「仕組み」作りにエネルギーを注ぐことで、より向上する会社になっていくはずです。「がんばります」という具体性のない言葉ですませたり、「彼は几帳面だから大丈夫」などと個人の能力に頼りきるのはやめましょう。ミスやトラブルに対応する「仕組み」を作ることが、いちばんの対策なのです。

「仕組み」が使われる「仕組み」を作る

せっかく「仕組み」を作っても、使われなければ意味がありません。チームや会社がうまくいってないと感じたら、特定の要素や個人のせいにする前に、まず「仕組み」を見直してみることをおすすめします。「仕組み」に原因が見つかったら、まだ改善の余地があるということ。試行錯誤を繰り返すなかで、自分や自分の組織に最適な「仕組み」をカスタマイズしていくのがよいでしょう。
また、「仕組み」は常にアップデートすることも欠かせません。「仕組み」をみんなに使わせるための「仕組み」も同時に考える必要があります。株式会社武蔵野という会社では、部長以上の役職につくと、年に1回か2回、必ず1週間程度の休暇をとらなくてはならない決まりがあるそうです。自分がいないときでも部下が代わりに同じ仕事をして、チームが問題なくまわるよう、仕事内容をすべて「仕組み化」しておくことが上司の仕事のひとつという考えからで、実際にまわるのか確かめるために何があっても休みをとらせるわけです。
こうすれば、チーム全員が「仕組み」を使うことになります。「仕組み」がきちんと遂行される「仕組み」が作られているのです。
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泉 正人 泉 正人