2018.6.26
次はマルチタスクで仕事が処理できるようになる一元管理の仕組み作りです。日々増えていく、データ、フォルダ、タスクはすべて一つにまとめて管理しましょう。どこだっけ？ なんだったけ？ な無駄な時間と手間がなくなって、気づけば自由な時間を手に入れているはずです。
一元管理はクラウドでいつでもアクセス
チェックシートを使った作業系の仕事を効率化と合わせて、もう一つ大事な「仕組み」が、データの一元管理です。一元管理とは「同じものを2つ持たない」こと。データが会社のPCにあったり、自分のPCに入っていたりしてしまうと、それらを探したり確かめたりする無駄な時間や手間がかかってしまいます。また、探す場所が一か所であれば、誰でもアクセスしやすくなり、自分に万が一のことがあっても迷惑をかけないというメリットもあります。
この一元管理をするには、クラウドサービスが便利です。クラウドサービスはデータをインターネット上に保存するため、複数の端末から場所や時間を問わず同じデータにアクセスできるからです。あとはそこになんでも放り込む。自分の頭で記憶せずに、クラウドに記録しておく習慣をつけることも効率化のコツです。
フォルダ管理はおおざっぱと検索がコツ
データを一元管理するクラウドを決めたら、次はフォルダの管理です。
一つめのコツはフォルダを細かく分けすぎないこと。いくら秩序立っていても、フォルダが多すぎると探す手間もかかりますし、入れるときにも頭を使います。おおざっぱに分けて、検索に頼りましょう。
二つめのコツは、ファイル名をルール化して、検索で探しやすくします。例えば、いま執筆しているこの本の原稿のファイルを作るとします。そのときのファイル名は「120920仕組み仕事術図解パート3ディスカヴァー原稿」として、「出版関係」フォルダに保存します。こうすると、まず「出版関係」フォルダの中で、時系列順に一目で一覧できます。また、PC内で検索すれば「仕組み」「パート3」でも引っかかりますし、出版社名の「ディスカヴァー」でも見つけることができます。
このように、検索するであろう単語を入れたファイル名をつけて、あとはファイル名もファイルを入れた場所も、全部忘れてしまって大丈夫です。おおざっぱにフォルダ分けをすると、どのフォルダに入れればよいかわからないものが出てきます。その場合は「その他」フォルダを作って入れましょう。
TO DOリストでタスクも一元管理
多くのファイルと同じように、さまざまなタスクも一元管理が有効です。TO DOリストを作れば仕事の山に埋もれることもなく、自分の日々の行動を「仕組み化」できます。
手帳やメモ帳で管理してる人もまだまだ多いでしょうが、デジタルのタスク管理ツールがおすすめです。繰り返しの予定の入力やリマインド（通知）機能があって便利ですし、タスクを繰り越すときもコピー＆ペーストで済みます。outlook、グーグルカレンダーなどよく使うアプリについているものから試して、しっくりくるものを探してみてください。
また、TO DOリストにはなんでも入れることです。書類の作成、アポイントはもちろん、ある日鞄の中にペンを入れわずれたことに気が付いたら、すぐにその日の項目に「ペンを鞄に入れる」と入れます。作業系の項目だけではなく、思考系の項目も入れるのもポイントです。「プロジェクト管理の仕組みを考える」「今度読みたい本」などから、ふとした思いつきやビジネスアイデア、長期的な目標などもTO DOリストに入れておきます。定期的にリマインドするようにしておけば、その時点では時期尚早だったものの、忘れずにチェックでき活用できるでしょう。
また、outlookやRemember The Milkなどのアプリを使ってスマートフォンでチェックするようにすれば、タスク忘れ防止や自分のモチベーション維持にもなる「仕組み」になるというわけです。
