2018.6.6
才能、意志の力、記憶力に頼らない「仕組み化」を実践していきましょう。作業系の仕事を効率化するに最適なのはチェックシートです。チェックシートで仕事をフォーマット化すれば、無意識に仕事が進みます。誰でも成果が出せるようにしていきましょう。
あらゆる作業系のシートはチェックシートにする
チェックシートは個々の業務から会社全体の動きにかかわるものまで、あらゆる仕事に応用することができます。
・社内ミーティングするときのチェックシート
・面接を行うときのチェックシート
・月末業務のチェックシート
・PCのデータ移行をする際のチェックシート
・最後にオフィスを出る人のためのチェックシート
・会計士に送る書類のチェックシート
・出張準備チェックシート
・面接を行うときのチェックシート
・月末業務のチェックシート
・PCのデータ移行をする際のチェックシート
・最後にオフィスを出る人のためのチェックシート
・会計士に送る書類のチェックシート
・出張準備チェックシート
とざっと挙げただけでもこれだけあります。
また、給与計算ソフトの使い方などの単純作業こそ、チェックシートにするのがおすすめです。ソフトの起動手順、クリックする順番、プリンタの操作方法など、慣れた人なら簡単なことも、不慣れな人は使い方などでわからないことが出ると作業がストップしてしまい、集中力が切れて面倒くさくなってきてしまうもの。本当は5分で終わる仕事が、1時間も2時間もかかってしまうということも……。逆に言えば、上手くまわっていない作業は、チェックシートで「仕組み」を導入すれば、作業時間は驚くほどスピードアップするということです。
チェックシートを作る4つのコツ
使えるチェックシートにするには、ちょっとしたコツがあります。
まず、1つめが「TO DO」と「詳細」に分けること。チェックシートというと、「やるべきこと（TO DO）」を一覧で並べてしまいがちですが、それだけでは具体的に何をすればよいのか分かりません。「TO DO」「詳細」の欄をそれぞれ作り、「詳細」には具体的な行動内容や関連URLを示しておくと経験の浅い人でも迷わず実行できるようになります。
泉正人 | ファイナンシャルアカデミー
