「チェックシート」に働かせて、「自分」を働かせないこと。

気合いと根性だけでは、仕事は長続きしません。では、どうするか?——おすすめは「自分が働かなくてもいい仕事は、『仕組み』に働かせる」という考え方です。効率化に悩むビジネスパーソンへ、泉正人のベストセラー『「仕組み」仕事術』よりスペシャル版としてお届けします!
2018.6.6
才能、意志の力、記憶力に頼らない「仕組み化」を実践していきましょう。作業系の仕事を効率化するに最適なのはチェックシートです。チェックシートで仕事をフォーマット化すれば、無意識に仕事が進みます。誰でも成果が出せるようにしていきましょう。

あらゆる作業系のシートはチェックシートにする

チェックシートは個々の業務から会社全体の動きにかかわるものまで、あらゆる仕事に応用することができます。
・社内ミーティングするときのチェックシート
・面接を行うときのチェックシート
・月末業務のチェックシート
・PCのデータ移行をする際のチェックシート
・最後にオフィスを出る人のためのチェックシート
・会計士に送る書類のチェックシート
・出張準備チェックシート
とざっと挙げただけでもこれだけあります。
また、給与計算ソフトの使い方などの単純作業こそ、チェックシートにするのがおすすめです。ソフトの起動手順、クリックする順番、プリンタの操作方法など、慣れた人なら簡単なことも、不慣れな人は使い方などでわからないことが出ると作業がストップしてしまい、集中力が切れて面倒くさくなってきてしまうもの。本当は5分で終わる仕事が、1時間も2時間もかかってしまうということも……。逆に言えば、上手くまわっていない作業は、チェックシートで「仕組み」を導入すれば、作業時間は驚くほどスピードアップするということです。

チェックシートを作る4つのコツ

使えるチェックシートにするには、ちょっとしたコツがあります。
まず、1つめが「TO DO」と「詳細」に分けること。チェックシートというと、「やるべきこと(TO DO)」を一覧で並べてしまいがちですが、それだけでは具体的に何をすればよいのか分かりません。「TO DO」「詳細」の欄をそれぞれ作り、「詳細」には具体的な行動内容や関連URLを示しておくと経験の浅い人でも迷わず実行できるようになります。
2つめは、できるだけ細かい手順に落とし込むこと。例えば、「拭き掃除をする」というTO DOの詳細では、「トイレの棚の下にある洗剤と3Fの流し台の下にある雑巾を使う。机・ホワイトボード・受付台を洗剤を使い乾拭きする」と細かすぎるのでは?と思うくらい具体的にします。それが、手を止めることなく仕事を進めてもらうためのポイントです。
3つ目は判断を入れないこと。判断が必要なTO DOを入れると、そこで手が止まってしまいます。「来場者の人数次第でスタート時間を調整する」というような表現では人によって判断基準がまちまちになってしまいます。「定時になっても来場者が◯人に満たない場合は、スタート時間を5分遅らせる」と基準を明確にしておきましょう。
4つめは、二度目からはアルバイトでもできるようにすること。業務の種類や専門性にもよりますが、1度実際に使ったら、2度目からはアルバイトでも同じことができるような使いやすいシートを心掛けましょう。できるだけシンプルに、わかりやすくが大切です。

チェックシートで情報を共有する

チェックシートは毎月、毎週、毎日という単位で必ず行うルーチンワークに、最大の効果を発揮します。まず、毎月ミーティングをすると決めたら、チェックシートは最初の1回目に作るのが基本。リーダーと担当者で議題をリストアップして作ってしまいましょう。あとはミーティングの回数を重ねるなかで不要なTO DOはなくすなど、より実際的で効率的なチェックシートにアップデートしていきます。共有や更新がしやすいようにPCで作成し、
チェックシートを使うときのルールを決めておくのもよいでしょう。たとえば、シートの更新は誰でもOK。ただし、更新したらメーリングリストで情報を流す、などです。また、チェックシートも実際に使っているうちに、不要なものや変更点が出てくるもので、そのときに削除や修正ができないと、だんだん使われなくなってしまいます。メンテナンスが簡単にできることも、「仕組み」を仕事に定着させるための必要な条件なのです

泉 正人

ファイナンシャルアカデミーグループ代表一般社団法人金融学習協会理事

日本初の商標登録サイトを立ち上げた後、自らの経験から金融経済教育の必要性を感じ、2002年にファイナンシャルアカデミーを創立、代表に就任。身近な生活のお金から、会計、経済、資産運用に至るまで、独自の体系的なカリキュラムを構築。東京・大阪・ニューヨークの3つの学校運営を行い、「お金の教養」を伝えることを通じ、より多くの人に真に豊かでゆとりのある人生を送ってもらうための金融経済教育の定着をめざしている。『お金の教養』(大和書房)、『仕組み仕事術』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)など、著書は30冊累計130万部を超え、韓国、台湾、中国で翻訳版も発売されている。一般社団法人金融学習協会理事長。

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