2017年6月15日 更新

日本人の働き方が変わる仕組み化の知られざるメリット 〜ベストセラー『最新「仕組み」仕事術』に学ぶ〜

10年前には珍しかった「仕組み」というキーワードは、今ではビジネスの現場に広く浸透し、多くのビジネスマンの仕事への取り組み方を変え続けています。最小の労力で最大の成果を目指す仕事のやり方は、タスクに追われがちなビジネスマンにとってスマートな問題解決の方法のひとつだったといえるでしょう。4月、このベストセラーの最新版が発売されました。10年の時を経て、最新版にアップデートする意味とは? そして仕組みを仕事に取り入れることの、知られざるメリットとは?

thinkstock (1988)

2017.5.2

日本人の働き方を変える

2017年、長らく社会問題となっていた長時間労働の是正をめざし、政府が本腰を上げようとしています。いわゆるブラック企業の取り締まりを強化することや「プレミアムフライデー」に代表されるような休息時間の増大をめざす政府の政策は一定の効果を示しています。しかし、長時間労働はブラック企業にだけ責任があるわけではありません。働いている私たちも効率よく仕事をして定時に帰ることに意識を向け、効率的に業務の改善を目指すことは、ビジネスマンとして必要なことだと最近ではよく言われるようになりました。

仕組みを作ることは難しくない

gettyimages (1980)

ビジネスの現場では、仕事の大小に関わらず様々なことが起きます。それに対応しているだけで、1日が終わってしまうことが少なくありません。そうして、本来やるべき生産性の高い仕事に取り組めないジレンマを多くのビジネスマンが抱えています。
仕事の「仕組み化」とは、多タスクに対応して、作業を自動化し、誰でも再現可能なシステムにまで落とし込むことです。難しく考える必要はありません。仕組みの作り方を、『最新「仕組み」仕事術』は次のように書いています。
たとえば、WEBディレクターのあなたに、ある部署から会社のホームページの文言を少しだけ変更したいという要望が上がったとします。文字を変えるくらいならHTMLをサーバからダウンロードしてテキストエディターで該当する文字だけを変更して、FTPサーバにログインして更新したHTMLをアップロードすれば完了します。慣れた人なら3分でできるでしょう。
でも、もしその会社でホームページ周りの知識を持っている人があなた一人しかいないなら、あらゆる部署からの更新依頼があなたに集中することになります。
(中略)
こうした状況を解決する方法は実に簡単です。あなたが10分かけてホームページ更新の手引きをマニュアルとしてつくればいいだけです。
このマニュアルを配布して誰でもできるように仕組み化をすれば、業務が1人に集中することを防ぐことができます。日々の行動を仕組み化することで業務は飛躍的に改善します。そして生まれた時間を使って生産性の高い仕事に取り組めることが仕組み化の最大のメリットです。そして、実際に仕組み化を取り入れているビジネスマンからは次のような効果も挙げられています。

仕組み化の知られざる3つのメリット

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1、チーム全体のリスクヘッジができる

「人にいちいち教えるより、自分でやっちゃった方が早い」と、仕事のできる人は考えがちですが、チームとして仕事をする場合、その考え方はリスクが分散できていない危険な状態ともいえます。もし、当人が病気で倒れたら、チームの生産性はガタ落ちになります。
自分がやっている仕事を仕組み化して、自分の手から放して、チーム内の誰かに引き継ぐことはリスクを分散することにもなり、また他のチームメンバーの成長につながります。結果的にチーム全体の生産性の向上へとつながっていくでしょう。
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