「ライフハック」と呼ばれる仕事の効率化について連載しています。今回はGoogleカレンダーなどのデジタルカレンダーを徹底活用する方法を紹介します。デジタルカレンダーには、紙や手帳にはない、リマインド機能という最大のメリットがあります。
2019.6.21
デジタルカレンダーを徹底活用しよう
気が進まない人も多いかもしれませんが、一度、スマホの｢カレンダー｣を徹底活用してみてください。
紙の方が合っている？
手帳が好き？
手帳が好き？
幾度となくそうした訴えを耳にします。けれども、一度はデジタルの｢徹底活用｣をお試しください。
いちばんのおすすめはGoogleカレンダーです。会社でどうしても使えないという人は、会社指定のものでも良いでしょう。
ひとまずはデジタルの、スマホに対応しているカレンダーを使いましょう。
デジタルは、アナログの手帳では実現できない、しかも手帳には絶対必要な数々のことができます。
いちばんのおすすめはGoogleカレンダーです。会社でどうしても使えないという人は、会社指定のものでも良いでしょう。
ひとまずはデジタルの、スマホに対応しているカレンダーを使いましょう。
デジタルは、アナログの手帳では実現できない、しかも手帳には絶対必要な数々のことができます。
デジタルカレンダー活用の基本ルール６つ
まず、なによりも、手帳の使い方として次のことを徹底しましょう。
1．予定はすぐにその場で入力する
2．予定を｢メモ｣などに書いておいてあとで｢転記する｣という発想を捨てる
3．予定は十分な時間をかけて入力する
4．予定の変更があったら即座に変更を反映させる
5．予定を入れるかいれないかで迷ってはならない
6．予定の表記を自分なりに統一する
2．予定を｢メモ｣などに書いておいてあとで｢転記する｣という発想を捨てる
3．予定は十分な時間をかけて入力する
4．予定の変更があったら即座に変更を反映させる
5．予定を入れるかいれないかで迷ってはならない
6．予定の表記を自分なりに統一する
以上のようなことは常識で基本でつまらないと思います。しかし、これを守らないからトラブルになるのです。少なくとも守らずにトラブルになるというケースは後を絶たないようです。
そして、以上6項目を守りやすいという意味からも、やはりデジタルがおすすめなのです。
そして、以上6項目を守りやすいという意味からも、やはりデジタルがおすすめなのです。
たとえば「1．予定はすぐにその場で入力する」ですが、紙の手帳よりも、ほぼ確実にポケットなりに持っているはずのスマホのカレンダーの方が、その場での入力が確実でえす。あとで、と考えていてもあとでなにを入れるかを忘れます。そもそも、あとで予定を記入すること自体を忘れるものです。
さらに｢2｣のようにメモに予定を書いておいて、あとでパソコンからGoogleカレンダーに転記する、などというのも避けましょう。そのようなことをする気にはなれないものですし、それをし忘れるということも頻発します。さらに｢記録はなるべく一元化する｣という原則にも反します。
スマホに直接記入する習慣は、つけようと思えばすぐにつきます。それくらい簡単なことです。
スマホに直接記入する習慣は、つけようと思えばすぐにつきます。それくらい簡単なことです。
ただ｢3｣の十分な時間をかけるのを忘れないようにしてください。急ぐから、紙にメモをしたくなるのですし、記入ミスも発生するのです。
相手にはちょっとは待ってもらいましょう。相手の人も、少し待つことによって、約束の日になって予定をすっぽかされたりしなくてすむのです。
相手にはちょっとは待ってもらいましょう。相手の人も、少し待つことによって、約束の日になって予定をすっぽかされたりしなくてすむのです。
そして｢4｣は結局｢1｣と同じことです。予定の変更を確実に絶対に100％、スマホのカレンダーに反映させましょう。
「5」はしたがって、もはやあえていうまでもないことのはずです。どんなときでも約束をしたら、いますぐ、その場で、例外なくスマホに記入です。それをとにかく守り抜くこと、死守することです。
最後に、表記の統一ですが、私はとりあえず予定の欄にすべてを書いてしまうようにしています。
最後に、表記の統一ですが、私はとりあえず予定の欄にすべてを書いてしまうようにしています。
場所の欄などに細かく入れるのは、あとからでもできます。とりあえず予定の欄に全部書いてしまえば、あとで修正できるからです。
デジタルカレンダー活用の応用ルール２つ
あらゆる予定を必ずスマホに入れるように習慣化できたら、さらに次の2項目を意識しましょう。
1 他人との約束ではないが忘れると自分が「致命的な痛手を負う」と思ったものを入れる
2 予定の通知は「1日前」「1時間前」にそれぞれ1回ずつ
2 予定の通知は「1日前」「1時間前」にそれぞれ1回ずつ
カレンダーに入れるのは基本的に｢人との約束｣です。｢約束｣とは「何月何日の何時に」と言えるものです。それだけがカレンダーに入っているというのが理想的です。
しかし、他人との約束ではなくとも、「ゴミ出しの日」を忘れてしまうというのであれば、これは仕方がありませんので入力しておきましょう。
しかし、他人との約束ではなくとも、「ゴミ出しの日」を忘れてしまうというのであれば、これは仕方がありませんので入力しておきましょう。
火曜／金曜の朝8時より前ということなら、
・毎週火曜・金曜午前7:30分 ゴミを出す
というように設定しておけば十分です。
毎週といっても該当しない日もあるとさっそく言う人もいると思いますが、該当しない日に「ゴミを出そうとして」も致命的なダメージを負わないはずです。完璧を目指してはいけません。所詮はゴミ出しです。出せるときになるべく出せればそれでいい のです。
毎週といっても該当しない日もあるとさっそく言う人もいると思いますが、該当しない日に「ゴミを出そうとして」も致命的なダメージを負わないはずです。完璧を目指してはいけません。所詮はゴミ出しです。出せるときになるべく出せればそれでいい のです。
それから｢リマインド｣です。まさにこれができるからデジタルを使うべきです。紙の手帳でできない、もっとも重要なメリットがこれです。
予定の通知は１日前に来れば、完璧に忘れていたとしても、対応できるでしょう。
予定の通知は１日前に来れば、完璧に忘れていたとしても、対応できるでしょう。
もう一度来る通知は1時間前。そのタイミングで完璧に忘れていたとしても、連絡を取って、相手へのダメージはかなりの程度抑えられると思います。少なくとも私なら、待ち合わせ時間の1時間前に「急にだめになった！」ことが知らされれば、時間をむだにせずにすみます。
本当は、この予定の1時間前の通知以外の通知など、一切来なくてもいいと私は思います。しかし、どうしてもすぐ対応したい人というのはいるかもしれません。(本当はそれは思い込みに過ぎないのですが)。その人からのメールなどは、やむを得ず通知をオンにしておきます。
仕事を効率化できる方法は3つだけ？ デキる人はここを外さない
仕事を効率化できる方法は、突き詰めれば3つだけです。PCやノートなどビジネスツールを有効活用する方法を含め、様々な情報粒度で仕事を効率化する方法論を紹介したメディアは無数に存在します。しかし、以下3ポイントを外してしまうと、高い確率で仕事の効率化に失敗します。
しかし基本的に通知というのは、絶対に知らされなければ困るものだけにすべきです。
佐々木 正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年北海道旭川市生まれ。97年獨協大学卒業後、ドコモサービスで働く。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、04年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。帰国後は「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)のほかに『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(中経出版)『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)など。また、共著に『iPhone情報整理術』(技術評論社)がある。「シゴタノ!-仕事を楽しくする研究日誌」（https://cyblog.jp/）にて連載中。