2018年12月20日 更新

todoリストの使い方で2019年は時間管理を見直そう!

pc、ノート、手帳、時間管理の方法は人それぞれです。今回は、スケジュール管理に欠かせないtodoリストの作り方をあらためて見直し、効率的な使い方と注意点をお伝えします。

2018.12.13

2018.12.13

todoリストの作り方 優先順位を決める

gettyimages (26436)

todoリストは、非常にポピュラーな時間管理の方法です。塾通いの小学生でも使っているでしょう。ただ、todoリストには、タスクの数が少ないうちは便利でも、増えると収拾がつかなくなるという欠点があります。
タスクが増えると混乱する原因は、重要度と優先順位がまぜこぜになるからです。ここで役に立つのが、「時間管理マトリックス」。ルーツはアイゼンハワー元アメリカ大統領の「意思決定マトリックス」ですが、のちにスティーブン・コヴィー博士が「7つの習慣」という書籍で紹介して有名になりました。
時間管理マトリックスを利用したtodoリストの作り方を紹介します。以下の条件に照らし合わせて、今あるタスクを第1領域から第4領域に分類してみましょう。優先順位は上から下です。
  • 第1領域 重要で緊急なタスク
  • 第2領域 重要だが緊急ではないタスク
  • 第3領域 重要ではないが緊急のタスク
  • 第4領域 重要でも緊急でもないタスク
緊急度は期日を逆算すればいいのでわかりやすいのですが、重要度の判断は慣れるまで大変です。最初のうちは、ふと仕分けに悩む瞬間が何度も訪れるかもしれません。
しかし、重要なタスクを見極めるとは、正確な先読みができるということ。長期的なスケジュール管理が得意になりますから必要不可欠なステップです。

todoリストの使い方 細分化する

Plan Do Act · Free image on Pixabay (26437)

todoリストを時間管理マトリックスで4つに分類し、優先順位に応じてタスクを処理していきます。サクサク進まないし時間もかかるタスクは、作業を細分化することで解決します。
たとえば、重要だが緊急ではない第2領域のタスクの期日が3日後なら、終日かかりきりになる必要はありません。今日は資料をそろえてヒナ型を作る、明日は仕上げる、明後日は見直して午前中に提出。このように細分化してもいいのです。
第3から第4の領域は、基本的に細分化しません。アイゼンハワーは、第3領域を「誰かに任せる」、第4領域を「どうでもいい」と分類しました。彼にならって、任せられる人がいればお願いするか、休憩時間を利用しましょう。
第1から第2領域のタスクに絞った時点で、突発的な業務やスケジュールの変更に対応できる余裕ができますが、くれぐれも、ここに第3から第4領域のタスクを落とし込もうとしないでくださいね。
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しらとはる しらとはる