pc、ノート、手帳、カレンダー、メール、時間管理の方法は人それぞれです。今回は、スケジュール管理に欠かせないtodoリストの作り方をあらためて見直し、効率的な使い方と注意点をお伝えします。
todoリストの作り方1 まずは優先順位を決める
todoリストは、非常にポピュラーな時間管理の方法です。塾通いの小学生でも使っているでしょう。ただ、todoリストには、タスクの数が少ないうちは便利でも、増えると収拾がつかなくなるという欠点があります。
タスクが追加され増えていくると混乱してしまうする原因は、重要度と優先順位がまぜこぜになるからです。ここで役に立つのが、「時間管理マトリックス」。ルーツはアイゼンハワー元アメリカ大統領の「意思決定マトリックス」ですが、のちにスティーブン・コヴィー博士が「7つの習慣」という書籍で紹介して有名になりました。
時間管理マトリックスを利用したtodoリストの作り方を紹介します。以下の条件に照らし合わせて、今あるタスクを第1領域から第4領域に分類してみましょう。優先順位は上から下です。
- 第1領域 重要で緊急なタスク
- 第2領域 重要だが緊急ではないタスク
- 第3領域 重要ではないが緊急のタスク
- 第4領域 重要でも緊急でもないタスク
緊急度は期日を逆算すればいいのでわかりやすいのですが、重要度の判断は慣れるまで大変です。最初のうちは、ふと仕分けに悩む瞬間が何度も訪れるかもしれません。
しかし、重要なタスクを見極めるとは、正確な先読みができるということ。長期的なスケジュール管理が得意になりますから必要不可欠なステップです。
todoリストの作り方2 タスクを細分化する
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todoリストを時間管理マトリックスで4つに分類できたら、優先順位に応じてタスクを処理していきます。サクサク進まずに時間がかかるタスクは、作業を細分化することで解決します。
たとえば、重要だが緊急ではない第2領域のタスクの期日が3日後なら、終日かかりきりになる必要はありません。今日は資料をそろえてヒナ型を作成する、明日は仕上げる、明後日は見直して午前中に提出。このように細分化してもいいのです。
第3から第4の領域は、基本的に細分化しません。アイゼンハワーは、第3領域を「誰かに任せる」、第4領域を「どうでもいい」と分類しました。彼にならって、任せられる人がいればお願いするか、休憩時間を利用しましょう。
第1から第2領域のタスクに絞った時点で、突発的な業務やスケジュールの変更に対応できる余裕ができますが、くれぐれも、ここに第3から第4領域のタスクを落とし込もうとしないでくださいね。
優先順位を徹底して守るのが、正しいtodoリストの使い方です。時間管理の最終的な目標は、用事をこなしながらも余裕を生み出すことなのですから。
todoリストの作り方3 便利なツールを活用する
todoリストを作るのはいつでもかまいません。とにかく気がついたらすぐに記録することがポイントです。
内勤の人はpcの付箋機能が便利。外勤なら、ポケットに入る小さなノートに書きためておきます。ちなみに、毎日のルーチンワークはtodoリストよりチェックリストの方が効率的です。
本業のほかに育児や副業を両立している場合は、退社後もタスクが増え続けるため、AndroidやiPhoneとpcで共有できるウェブサービスやツールが便利です。「タスク・アプリ」で検索すればたくさん見つかりますが、Google Keepのようにシンプルなものでも十分。
「Google Keep – メモとリスト」をApp Storeで
「Google Keep – メモとリスト」のレビューをチェック、カスタマー評価を比較、スクリーンショットと詳細情報を確認することができます。「Google Keep – メモとリスト」をダウンロードしてiPhone、iPad、iPod touchでお楽しみください。
Google Keepはシンプルで使いやすいツールです。
またGmailにリマインダー機能を設定することもおすすめです。リマインダーは完了するまで毎日表示されるので、画面に表示されれば、「やり忘れ」や「漏れ」も防ぐことができます。
時間管理マトリックスとタスクの細分化によって、todoリストを完成させる時間帯は、生活リズムに合わせて決めましょう。出勤前のカフェやベッドに入る前など、少なくとも20分は時間をとってください。
それでも自信が持てない場合は、前述した七つの習慣を実践するために作られた「フランクリンプランナー」という手帳もおすすめです。
参考：フランクリンプランナーとは
http://www.franklinplanner.co.jp/beginner/about_planner.html
http://www.franklinplanner.co.jp/beginner/about_planner.html
todoリストの正しい作り方と使い方が身につけば、スケジュール管理に迷う時間が減り、時間に余白が生まれます。次回は、プライベートな時間を充実させるタイムマネジメント（時間管理）についてお伝えします。
プライベートを充実させる時間管理のコツ 時間泥棒を捕まえろ！
仕事は順調なのに達成感がない、休日なのに何もかもがおっくう。その原因はプライベートの充実をないがしろにしているからかもしれません。プライベートの幸福度を上げるタイムマネジメントスキルを身につけましょう。
しらとはる
北海道在住のフリーライター。モットーは中庸の王道。スピリチュアルから家計費の節約まで、興味の赴くまま文章を書いています。