作業の優先順位を決める4つのポイント
業務効率化を行う方法は、まず何をするか、順序立てて行うことが重要です。順序が間違っていれば、後戻りをして作業をし直さなければならなくなる恐れもあります。優先順位を決めるには、以下の4つのポイントに注目してみましょう。
・業務の重要度
・業務が発生する頻度
・業務のボリューム
・業務の難易度（かかる時間の多さ）
重要度が高い業務とは、難易度が高かったり時間が多くかかったりする場合もありますが、多くの部署・メンバーと関わりがある業務が多く含まれます。基本的にはこうした重要案件の場合、早々に着手する必要があります。ただし着手する前に必ず朝のメールチェックなどは欠かさないようにすることです。変更事項がある可能性も少なくありません。
また、比較的業務のボリュームが多くて時間がかかるのであれば、あらかじめ時間を設定して取り組みましょう。集中して完成させたほうが、効率もアップします。一方で比較的軽い業務については、すき間時間に気分転換を兼ねて行うと、頭もすっきりと切り替えやすいです。
自分自身の性格なども踏まえ、試行錯誤しながら柔軟に自分の心地よい流れを作ってみましょう。
よく活用するものはテンプレートを作っておこう
ビジネス文書やメール、資料など、あらかじめ使用頻度が多いものはまとめてテンプレートを作って管理しておくと安心です。業務が落ち着いたときなどに、よく使うものをピックアップしておき、スクリーンショットやメモ帳などにまとめておきます。
その後、すき間時間などを有効活用してテンプレートを作成しておけば、慌ただしいときにもスムーズに業務が進みます。すき間時間をうまく作ることで、リフレッシュや作業効率化のための時間に使うことができますね。
業務が完了したら最後の確認は忘れずに
単純なことですが、個人で完結させた仕事こそ、最後のチェックは忘れずに。その仕事にミスがあった場合、関連する部署・スタッフに迷惑をかけることになります。ほんの些細なことでも、後になって大きなトラブルになる可能性もあるのです。
上司として、部下として、それぞれで立場は異なるでしょう。しかしビジネスに関わる人間として、守るべき最低限のマナーともいえます。業務効率化のためには、一度行ったことに対して後手の対応をしなくて済むよう、心がけることも重要です。
作業場所は固定せず柔軟に
日ごろから作業する場所を固定していると、「その場所でしか仕事ができない」「集中力が途切れやすい」など、さまざまな悩みも出てくるもの。できれば柔軟に作業が行えるよう、普段から作業場所を固定せずに仕事をしてみましょう。
人間にとって何時間も集中して同じ作業をするのは、非常に困難なことです。それぞれ集中できなくなってきたな……と思ったら、柔軟にリフレッシュタイムをつくってみてはどうでしょうか。
情報共有しやすいコミュニケーション作りを
日ごろから情報共有しやすい環境を整えておくと、個人の業務はもちろん、チーム作業も大いにはかどります。社内の懇親会・ちょっとした食事会や飲み会・ランチタイムなど、定期的にメンバーが交流できる空間を持つことが重要です。
「そんなことをしなくても」と思う人も少なくありませんが、こうしたカジュアルな関係が、思わぬトラブル時に円滑なコミュニケ―ションとなって役立つことでしょう。良好なコミュニケーションが築けていると、上司から部下へ、部下から上司へ、報・連・相もスピーディに済ませられます。
またタスク管理ツールなどを使用し、情報共有が定着するとチームの状態が見える化され、業務改善にもつながります。