時間管理のコツ〜時間の使い方を見直して生産性を高めよう

キャリア
仕事ができる人は時間の使い方も上手です。どんなに忙しくてもプライベートの時間を削ることなく、きちんとスケジュール管理して仕事を終わらせています。時間管理のコツをつかんで効率よく日々の業務をこなしましょう。
2019.6.27

時間管理(タイムマネジメント)とは

時間管理(タイムマネジメント)とは、やるべき仕事を効率よく回すために時間を有効活用することです。ホンダの創業者・本田宗一郎は「時間だけは神様が平等に与えて下さった。これをいかに有効に使うかはその人の才覚であって、うまく利用した人がこの世の中の成功者なんだ」という名言(※1)を残しています。
時間は目に見えないのでついダラダラと過ごして無駄に使ってしまいがちですが、私たちが使える時間には限りがあります。残業続きで大切な人たちと過ごす時間が減ってしまわないためにも、時間の使い方を意識的に見直して効率よく仕事を終わらせましょう。

スケジュール管理の方法を見直して生産性を高める

普段、スケジュールはどのように管理していますか。手帳、スプレッドシート、アプリなど様々なツールがあります。まずは自分にあったスケジュール管理方法を見つけることが大切です。

ツール別スケジュール管理方法

・手帳
手書きの手帳は昔からなじみがあるのでアナログなスケジュール管理が好きな方におすすめです。マンスリータイプやデイリータイプなど多種多様な様式があるので、使いやすいものを選びます。プライベート用と仕事用で分けるのではなく、1冊にすべてのスケジュールを書きこむと管理しやすくなります。
・スプレッドシート
Google社が提供するスプレッドシートは、オンライン上で編集・保存ができるので、パソコンやタブレット、スマホのどれからでもアクセスできます。複数のプロジェクト進行を管理するには、ガントチャートを作成するのがおすすめです。
・アプリ
カレンダー・スケジュール管理アプリはスタンプや色の編集などが簡単にでき、視覚的にも見やすいです。マンスリーやバーチカルなど様式を切り替えられるものも多く、予定が入ったら忘れる前に入力しましょう。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理では予定を詰め込みすぎないことが重要です。次から次へと隙間なく予定を入れてしまうと、会議や面談が長引いてしまった場合後ろのスケジュールに影響が出てしまいます。
ゆとりをもってスケジュールを組めるよう、優先順位の高い予定から入れ、次の予定との間には30分程度隙間時間を作っておくと気持ちにも余裕が生まれます。
期日が決まっていない仕事は、あらかじめ自分で期日を決めておきます。イギリスの政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンは、「仕事の量は与えられた時間いっぱいまで膨張する」というパーキンソンの法則を提唱(※2)しました。期日を決めずにダラダラ仕事をしてしまうと、早く終わるどころかその分時間を使ってしまうことになるのです。日々のタスクを処理していくためにも、期日はきっちり決めておきましょう。

タスク管理の方法で作業効率を上げる

業務を効率よく処理するためには、仕事を小さいタスクに分割してからスケジュール管理します。

タスク管理方法

・手帳
手帳でタスク管理する場合は、いつまでに終わらせたいのかを確認してから予定を書きこみます。時間が決まっている場合は、開始時間と終了時間まで書いておきましょう。予定の隣にチェックボックス用の□を書き、作業が終わればレ点をつけます。
・スプレッドシート
スプレッドシートはエクセルのように使えるので、タスクの内容と期日を入力したら、隣に作業状態を入力できる欄を設けておきます。プルダウン式で「作業前、作業中、完了、中断」などを選べるようにしておくと簡単にステータス変更ができます。
・アプリ
ToDoリストアプリやタスク管理アプリをダウンロードすると、複数のタスクを入力できるので管理が楽になります。チームでの共有もでき、ほかのメンバーの進捗状況もスマホでチェックできます。
日付や場所で通知を受け取ることができるリマインド機能を使えば、タスクを忘れる確率がぐんと減るなどのメリットがあります。

タスク管理のポイント

タスク管理では、するべきことを紙に書いたり入力したりして見える化することから始めます。見える化しておかないと、次から次へとやるべきことが増えたときにどれから処理すればいいのか分からなくなってしまうからです。
必要なタスクをTo Doリストにしたら、スケジュールを組む前に優先順位を決めましょう。
優先順位は
1. 重要かつ緊急のタスク
2. 緊急ではないが重要なタスク
3. 重要ではないが緊急のタスク
4. 重要でも緊急でもないタスク
の4つに分類します。このうち1から4まで優先順位の高いものから処理できるようスケジュールに落としこみます。重要でも緊急でもないタスクは、ひょっとするとしなくてもいいタスクなのかもしれません。タスク内容を見直して、必要性がないと判断できれば思い切って切り捨ててしまいましょう。

まとめ

時間を有効活用して生産性を高めるには、スケジュール管理とタスク管理が重要です。手帳やスプレッドシート、アプリなど様々なツールがあるので、自分に合った手段で管理して生産性をアップさせてください。

垣内 結以

損害保険会社元社員で現在はライターとして活動中。FP(2級ファイナンシャル・プランニング技能士)の資格を持ち、マネーやライフスタイルに関する記事を執筆している。

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