2019年9月5日 更新

仕組み化のポイントは?仕事効率化のための仕組み作り

仕事の無駄を省きたいと思っても、どうやって省けばいいか分からないことも多いのではないでしょうか。無駄を省いて仕事を効率化するのにおすすめなのが「仕組み化」です。この記事では仕組み化のポイントやメリットなどについて解説します。

2019.9.5

仕組み化が必要な理由は何か?

gettyimages (46451)

仕事は仕組み化していなくても、一見うまく回っているように見えることもよくあります。では一体なぜ仕事を仕組み化しなければならないのでしょうか。

・なぜ必要なのか

人はどんなに優秀でも、人間である以上必ずミスすることはありますし、精神的に気分が乗らず効率が落ちることもあります。仕事が個人の能力に左右される状態、つまり「属人的」である限り、仕事は不安定であり続けます。

本質的に不安定な存在である人間が安定して仕事をこなすためには、仕組み化が必要となるのです。

仕組み化を取り組むメリットとは

仕事は仕組み化しなくてもたいていの場合一応こなすことができるので、仕組み化に取り組むメリットがピンとこない方もいるかもしれません。しかし仕組み化できる仕事をできるだけ仕組み化しておくことは、会社にとって大きなメリットをもたらします。

仕事の効率化には、『仕組み』が最重要

仕事を効率化するには、仕組みを作ることが最重要になります。仕組み化のいいところはたくさんありますが、特に以下のような点は大きな長所だといえるでしょう。
・才能に関係なく仕事ができる
人の能力はそれぞれですから、中には仕事が苦手な社員もいることでしょう。そういった人が担当する仕事を仕組み化することで、ミスを減らし仕事のクオリティを安定化することができます。

また、特定の社員の才能に頼らなければ成立しない仕事は、その社員が辞めてしまったら仕事が回らなくなるリスクがあります。才能がある人もない人も、誰がやっても同じクオリティに仕上がるように仕組み化しておけば、才能ある社員が突然辞めてしまっても困ることがありません。

仕組み化の大きな長所は、仕事が得意か不得意かに関わらず、誰でもほぼ一定のクオリティで業務がこなせるようになることです。
・モチベーションが上がらなくても大丈夫
どんなに能力のある社員でも、人には必ずモチベーションが上がらない日というのがあります。これは人間の精神に関することなので、モチベーションの低下を完全に防ぐということはできません。

しかし仕事を仕組み化しておけば、どうしてもやる気が起きない時でも、ほぼ一定のクオリティで仕事をこなすことが可能になります。
・人間の記憶力に頼らない
人の記憶力は完璧ではないので、どんなに物覚えのいい人でもうっかり間違えてしまうことがあります。そこで仕事を仕組み化し、必要な知識はマニュアルで誰でも参照できるようにしておけば、記憶力に関係なく一定のクオリティで仕事をこなすことができるようになります。
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