仕事効率のための「仕組み化」ポイント5つ
仕組み化は仕事効率を上げるためのものですが、仕組み化を構築する作業自体にある程度の手間がかかります。ですから、ポイントを押さえて効率よく仕組み化することが大切になります。
そこで以下では、仕組み化を効率よく構築するためのポイントを5つご紹介します。仕組み化のコツがよく分からない方は、これらのポイントを参考にすれば構築しやすくなるでしょう。
そこで以下では、仕組み化を効率よく構築するためのポイントを5つご紹介します。仕組み化のコツがよく分からない方は、これらのポイントを参考にすれば構築しやすくなるでしょう。
1.仕事の手順を作成する
まずは仕組み化したい業務について、具体的な仕事の手順を作成します。重要度が低く頻度の高い仕事から優先し、「誰が」「何を」「いつ」「どうやって」という点をはっきりさせると手順が組みやすくなります。
2.仕事の手順を分かりやすく図や表にする
次は仕組み化したい業務について、誰が見ても内容や流れが分かるように、手順やチェックポイントを図や表にします。これにより社員はマニュアルを見ながら作業すれば業務を完遂できるようになります。
図や表は一度作ったら終わりではなく、定期的に見直して改定していくことが重要です。
図や表は一度作ったら終わりではなく、定期的に見直して改定していくことが重要です。
3.自動化できる部分は自動化する
いくら丁寧なマニュアルを作成して、その手順どおりに仕事をすればいい状態にしても、人間が手作業で仕事をする以上、常にミスをする可能性があります。
手作業でしている仕事の中で、自動化できるものがあれば積極的に自動化していきましょう。近年はAIを活用したツールが豊富になっているので、今まで以上に自動化できる部分が増えてきています。
例えば業務内容についてよくある疑問・質問をチャットボットに自動で回答させれば、社員はすぐに疑問を解決して効率よく業務を遂行できるようになります。
手作業でしている仕事の中で、自動化できるものがあれば積極的に自動化していきましょう。近年はAIを活用したツールが豊富になっているので、今まで以上に自動化できる部分が増えてきています。
例えば業務内容についてよくある疑問・質問をチャットボットに自動で回答させれば、社員はすぐに疑問を解決して効率よく業務を遂行できるようになります。
4.個人の成功事例は仕組み化に取り入れて共有する
誰かが仕事を特にうまくこなして成功しているなら、その成功事例を社員全員で共有し、マニュアル化できる部分はマニュアル化して仕組み化に取り入れるようにしましょう。
5.単純な業務から仕組み化する
仕組み化はどんな仕事にでも適用できるわけではなく、仕組み化に向いている仕事と向いていない仕事があります。仕組み化しやすいのは重要度の低い単純作業で、逆に個人の才能や発想力が必要な仕事は仕組み化が困難になります。
まとめ
仕組み化は全ての仕事に適用できるわけではありませんが、重要度が低く頻度の高い仕事を仕組み化することによって、個人の才能を必要とする仕事により多くの時間を割くことができるようになります。業務の効率で悩んでいるなら、まずは仕組み化できる仕事がないか検討してみるとよいでしょう。
STAGE編集部
