2019年2月1日 更新

【仕事効率化】作業効率が上がるライフログのおすすめ活用方法

「ライフログ」とは、生活のすべてを手帳やアプリを活用し記録することで、注目されてから多くの人に取り入れられています。効果は様々ですが、その中でも、時間短縮の改善効果は高いとされ、活用方法によって仕事などの生産性が大きく向上します。

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1 ライフログとは 何を記録するのか

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ライフログは日常生活を記録するものです。食べたものや行った場所、健康状態など記録内容は人それぞれ異なります。さらにライフログツールも、ノートや手帳、あるいはスマートフォンのアプリなどさまざまです。
このようにライフログのやり方は多種多様ですし、その目的もいろいろとありますが、今回おすすめしたいのは仕事や生活における“生産性の改善”です。ポイントはライフログを活用してコンディションを管理することと、作業内容・順序を最適化することになります。しっかりと休み精神面での安定を意識して、パフォーマンスを向上させることが目的です。そのためにはまず、あらゆる活動を時間とともに記録する必要があります。自分の時間の使い方を棚卸しするといったイメージでしょうか。
といっても最初は1日丸ごと記録する必要はありません。会社にいる時間、あるいは帰宅後だけでも効果があります。その代わりに活動内容はすべて記録するので、できる限り負担がかからないように工夫します。
そこで記録内容ですが、“能動的活動”に絞ってそれ以外は空白時間とします。たとえばテレビを観る場合、好きな番組を観る時は記録し、なんとなく眺めているような時は記録しません。これは逆にいえば、“能動的に活動していない”時間を記録することになります。空白時間も大事な要素なので、頭に入れておいていただければと思います。
さらに感情・体調や疲労感、気づきやアイデアが浮かんだ時なども時間とともに記録します。体調・気づきなど大まかな項目をつくり、記録するとよいでしょう。

2 ライフログの取り方 改善したいタスクは細かく記録する

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それでは具体的なライフログの取り方を説明します。ライフログのツールはスマートフォンのアプリでも手帳、ノートでも構いません。アプリはa Time Logger2のように行動項目を設定し、スタートとストップで時間を記録するものを選びます。さらにスプレッドシートに出力できれば便利です。
手帳やノートの場合、活動項目を記入して(それぞれ番号をつけるとよいでしょう)、該当する活動をする時に始まりと終わりの時間を書き込みます。
最初に活動内容の項目を決めて時間を書き込めば、負担なく簡単に記録できます。項目は朝の身支度や食事、仕事(できればその内容を細分化)や読書など決めておきます。活動内容の項目は記録を取りながら、同系統のものはまとめていくと減らすことができます。
たとえば朝の歯磨きや洗顔、着替えなどは簡単に“朝の身支度”とします。その代わりに仕事など時間短縮したいものは、書類整理や打ち合わせなど極力項目を細分化します。
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