打倒TODOリスト！タイムボクシングで、新年からジブン働き方改革

2020.4.6

TODOリスト用アプリやTODOリスト用付箋紙をお使いですか。TODOリストは私たちにとってとても身近な存在。しかし、実は多くの人が運用に失敗しています。 TODOリストには多くの問題点があり、繰り返し指摘されてきました。 あなたがTODOリストをうまく使えないとしても、それはあなたのせいではありません。あなたとTODOリストの相性が悪いだけなのです。

TODOリストには、大きく4つの問題点があります。 ・毎回長いリストを見なければならずストレスになる
・簡単なタスクから処理され、重いタスクが居すわり続ける
・緊急でないタスクは緊急になるまで放置されやすい
・タスク処理にかかる時間と自分の手持ち時間の比較がしにくい

気合いと根性、あるいは優れた情報処理能力があればTODOリストを上手に活用できるでしょう。しかし、もし問題を感じているなら、あなたはTODOリスト派というよりタイムボクシング派かもしれません。

タイムボクシングとは、簡単に言えばTODOリストをカレンダーに予約する時間管理兼タスク処理方法です。タスク処理にかかる時間を四角（タイムボックス）で囲むので「タイムボクシング」と呼ばれます。TODOリストにはないメリットが多いのが魅力です。

カレンダーにタイムボックスを書き込むと、TODOリストでは可視化しにくい「所要時間」「稼働可能時間」「他のタスクとの関係」が見えます。大きな予定を1日に何件も押し込むなんて無謀な日はなくなるし、外出する際に勉強や取引先への挨拶といった「ついでのタスク」が可能かどうかも分かります。

また、タスク処理の開始時間と終了時間が設定されるため、締め切り効果があります。 タイムボクシングは「図」なので、TODOリストの様に延々文字を読み続ける必要もありません。パソコン上のカレンダーでタイムボクシングを行えば同僚とスケジュールの共有もしやすく、相手の空き時間も見つけやすいでしょう。 最後に、カレンダーにスケジュールが残るため、いつ何をしたかが分かるログになります。タイムボクシングで生み出されたログは各種報告書の重要資料になるだけでなく、予定を立てる際の所要時間や処理順の目安にもなるでしょう。

最後に、カレンダーにスケジュールが残るため、いつ何をしたかが分かるログになります。タイムボクシングで生み出されたログは各種報告書の重要資料になるだけでなく、予定を立てる際の所要時間や処理順の目安にもなるでしょう。

タイムボクシングの実践に必要なものは、バーティカル式週間スケジュール表。たとえば、Googleカレンダーの週表示や24時間バーティカル式の手帳です。 以下の手順で実際にタイムボクシングをやってみましょう。

1.今抱えているタスクをエクセルやメモ帳にリストアップする
2.カレンダー（週間スケジュール）に「睡眠時間」「食事」「定例会議」「予備時間」「通勤時間」のタイムボックスを記入する
3.タスクリストから重いタスク（思考力やアイデアが必要とされるタスク）を選び、午前中の時間帯にそのタイムボックスを記入する
4.残ったタスクのタイムボックスを空いている時間に記入する
5.スケジュール全体を見渡し、忙しすぎる日やヒマすぎる日はないか、休息はとれるか、移動時間を無視していないかをチェックする

必須ではありませんが、スケジュール欄の他に、タスク一覧を書き出せるメモ欄があると便利。散々TODOリストの悪口を言っていますが、5分程度の雑務の列挙には最適です。 たとえば、デジタルカレンダーなら先述したGoogleカレンダーが便利。アナログ手帳であれば、『EDiT』のA5正寸週間バーティカルタイプ、ハイタイドの『Zタイプ』（A5 バーティカル ウィークリー）、『ジブン手帳』のDIARYなどが使いやすいでしょう。

時間管理術やタスク処理方法はあくまで手段であり、目的は生産性の向上です。そのためなら、TODOリストでもタイムボクシングでも、両方の併用でも何でも構わないはず。 あなたがTODOリストを使えなかったとしても、それはただの相性の問題。職業人として本質的な問題ではありません。

2020年度は自分にあった時間管理術を身につけ、手帳やカレンダーと共に生まれ変わりましょう。

【参考】
Daniel Markovitz, “To-Do Lists Don’t Work,” Harvard Business Review https://hbr.org/2012/01/to-do-lists-dont-work
マーク・ザオ＝サンダーズ「『タイムボクシング』を実践して生産性を向上させる」、Harvard Business Review https://www.dhbr.net/articles/-/6464