タスク管理が必要な理由とは？業務を効率化するメリットと方法

業務を効率化できるタスク管理。その名前は知っているけれども、実践の方法がわからないという方は少なくないかと思います。そこで今回はタスク管理のメリットと、その方法を説明します。業務を効率化すれば、プライベートを充実させることもできるでしょう。

2019.8.19

1 タスク管理とは？業務効率化のために必要な理由

まず最初にタスク管理とはどのようなものかを説明します。

1-1 タスク管理とは

タスクとは作業や仕事といった意味があります。そしてそのタスクを管理するとは、作業や仕事の進め方を効率よくしたり、順序を入れ替えてスムーズに進めたりすることを意味します。(※1) つまりタスク管理とは、同じ作業や仕事をより少ない時間と労力で遂行できるようにすることとなります。

1-2 タスク管理をする目的

タスク管理をする目的はふたつあります。まずは同じ結果を出すために、より少ない稼働力で済ませて、会社の利益率を高めることです。そしてもうひとつは、タスクに取り掛かる時間を少なくすることで、個人のプライベートな時間を増やして自分の時間を確保することです。(※1) その結果、趣味に没頭したり家族との時間を増やしたり、あるいは親の介護の時間を確保できたりします。

2 タスク管理のメリットは「個人」「チーム」それぞれにある

タスク管理にはふたつの目的があるとご紹介しました。個人と組織(チーム)それぞれに目的があるわけですが、そこにメリットが生まれます。

2-1 タスク管理によって得られるメリット

まず最初に、タスク管理をする過程において生まれるメリットを説明します。

タスク管理には無駄を省くという作業が必要です。たとえばやり忘れたタスクがあると、後でそのフォローのために余計な時間がかかります。また同じようなタスクはまとめておかなければ、それぞれの準備に同じような作業を行う無駄が生じます。このようにやり忘れをなくすことと順序を考えることで、タスク管理はほとんど完了します。つまりやるべきことをすべて把握し、その順序も前もって決めておけるので、頭の中がクリアになります。そして頭をクリアにしておけば、余計な雑念を排除できるので集中して作業に没頭できます。仕事の効率も高まり労力を減らすメリットが生まれます。(※2)

2-2 個人のメリット

個人がタスク管理をして得られるメリットはいくつかあります。まず自分がすべき作業の範囲と順序を把握できるので、時間に追われて焦ることがなくなります。その結果、心の余裕が生まれるので、仕事の品質を向上させることにもつながります。(※3) 仕事の品質を高めることで顧客満足度を高めることや自身の評価を高めることにもつながり、さらなるやる気につながるでしょう。個人が行うタスク管理としては、仕事の進捗管理やほかのメンバーとのスケジュール調整などがあります。

2-3 チームのメリット

チームでタスク管理に取り組むことで、メンバー間に仕事量の負担に差が生じることを回避できます。メンバーの負担を均一にすれば、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。さらにプロジェクトに必要なスタッフの人数を最適化することも可能です。1人あたりの作業量をコントロールできるので、人員の配置も適切に行えますし、特定のスタッフがモチベーションを低下させるといった事態も回避できます。チームメンバーそれぞれの作業内容を可視化できるので、メンバー間での不満が生まれることもなくなるでしょう。(※4)

3 生産性を高めるタスク管理の方法

実際にタスク管理とはどのように行うのかを説明します。

3-1 パソコンか手帳かにこだわらず、自分がもっとも使いやすい方法で管理をする

タスク管理をするためには、まず記録のためのツールが必要です。やるべきことと進捗管理をすべて頭の中から、外部記憶ツールに移すということです。タスク管理のためのツールは実に数多くありますが、これは万人が使える決定打がないとも言えます。人によって使いやすいツールは違うので、パソコンでもスマホでも手帳でも、使いやすいものを選ぶことが大事です。(※5)

3-2 現在ある仕事を徹底的に洗い出し、それぞれに期間を決めて実行計画を作成する

タスク管理はまず、進行している仕事をすべて洗い出してそれぞれの期限を確認することから始めます。タスク管理とは、たとえればパズルのピースを無駄なくつないでいくようなものです。すべての作業ピースを期限に間に合うようにつなぎ合わせて、あとはその順序通りに実行するのみです。(※6)

3-3 それぞれの仕事ごとにリストを作成し、優先順位を付けて並べる

すべての仕事とそれぞれの期限を洗い出したら、次は優先順位を付けて並べていきます。ここがまるでパズルのピースをつなぎ合わせるような作業となります。注意が必要なのは、単純に期限によって優先順位を決めないということです。中には緊急性が低いものの、その後の作業で必要になる情報収集といったものがあります。後の行程も考えて優先順位を決めることが大事です。(※7)

3-4 タスク管理を行うために必要なツールは？

タスク管理に必要なツールは、各自が使いやすいものを選ぶことと説明しました。そこでもうひとつ補足をすると、どのようなシチュエーションでタスク管理をするのかも考慮する必要があります。社内外で移動することが多い人は、パソコンでの管理は難しいでしょう。その場合には手帳のようなコンパクトなものが便利です。またチームで情報を共有するのであれば、クラウドにデータを置いてスマホで管理する方法もあります。このようにタスク管理をするシチュエーションを考えて、ツールを選ぶとよいでしょう。

まとめ

タスク管理とは仕事を効率化して少ない労力で高い成果を出す効率化を図るものです。無駄を省くことでプライベートを充実させることもできます。そのためにはまず、抱えている仕事をすべて洗い出して、優先順位を決めて計画を立てることになります。そのためのツールはいろいろとあるので、タスク管理をするシチュエーションに合わせて選ぶとよいでしょう。