2020年2月19日 更新

仕事ができる人の最強ホワイトボード術|ポイントは3つのコントロール

企業トップや事業投資家と打ち合わせをすると、かなりの確率で登場するホワイトボード。そのホワイトボードをいかに使うか、いかに使いこなせているかにより打ち合わせの成果が大きく異なります。最強の利用術とは。

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2020.1.31

主導権をガッチリ握る

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誰もが一度は経験したことあるホワイトボードを使ったミーティング。最近日本でも多くの有望なスタートアップ企業が誕生していますが最先端の企業の現場でもホワイトボードが多用されているようです。その理由は、ミーティングで意見がなかなかまとまらない、噛み合わない、意見が出ない、などの問題も解決してくれるからだとされています。だからこそデジタル中心の仕事の進め方が定着した現在においても再評価をされているように感じます。
さて、ホワイトボードを使ったミーティングで板書役の人が、ほぼ確実ミーティングで主導権を握っていることは皆さんも感じているはずです。何故そうなるのでしょうか。改めて観察してみると、一人だけ前に出ていてしかも立ち上がった状態であること。また、自分の意見も含め人の意見も板書することができること。さらには人の話を聞き出すファシリテーターとしてミーティングをリードすることができること。などで自然と主導権を握るチャンスを得ることができるからだと思われます。また、板書の経験が豊富な人は、文字の大きさ、記入する場所を左右で分けたりするなど、参加者をコントロールしつつ主導権をいとも簡単に握ることができます。
このように板書をする人が主導権を握りやすいのですが、誰でも有能な板書者になれるわけではありません。実は3つのコントロール術を身につけていなければ優秀な板書者にはなりません。身につけていないと途中で板書者が交代するようなことや、ただのブレストで終わってしまうこともあります。できる人や企業トップや事業投資家がどのような3つのコントロール、最強のホワイトボード術を身につけているのでしょうか。

アジェンダ・コントロール

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アジェンダとはそのミーティングで話す議題のことです。さて、そのアジェンダですが、事前にアジェンダが提案もしくは準備されているミーティングと、その場で参加者の意見を聞きながらアジェンダを出し合うミーティングの2つのスタイルに分けられますが、できる人が仕切るミーティングは、ほぼ事前に準備されたアジェンダで進められています。
その理由の一つ目は、事前に準備されたアジェンダは重要性が高いという認識が浸透し参加者がその時間中に解決しようとすることでミーティング効率が良いからです。人間の本質で重要性が高い案件や期日が近い案件だと頭で認識すると自ずと集中力が増し能力を発揮します。だからこそ、その場で思いついたようなアジェンダで進めるのではなく事前に準備したアジェンダで進めることが大事になります。
二つ目は、アジェンダを記入する順番で参加者の意識を高めるコントロールをします。ホワイトボードにアジェンダを板書することはマストな進行スタイルですが、記入する順列がポイントです。記入されたアジェンダを参加者が見たときに一番最初、一番上にある、もしくは、1という番号をふられているアジェンダを最重要だと感じます。その潜在意識を利用してアジェンダへの集中力を高めます。これを利用するには、やはり事前にアジェンダを準備していないと順列の一番上には板書できないですよね。だから事前に準備するわけです。

プロセス・コントロール

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プロセス・コントロール(これは完全に造語ですが)とは、議論の過程を板書しミーティングをコントロールする術です。できる人が仕切るホワイトボードミーティングでは、必ず議論の過程やその場で出た案も記入されていきます。
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渋谷 豊 渋谷 豊