仕組み化が必要な理由は何か?
・なぜ必要なのか
本質的に不安定な存在である人間が安定して仕事をこなすためには、仕組み化が必要となるのです。
仕組み化を取り組むメリットとは
仕事の効率化には、『仕組み』が最重要
人の能力はそれぞれですから、中には仕事が苦手な社員もいることでしょう。そういった人が担当する仕事を仕組み化することで、ミスを減らし仕事のクオリティを安定化することができます。
また、特定の社員の才能に頼らなければ成立しない仕事は、その社員が辞めてしまったら仕事が回らなくなるリスクがあります。才能がある人もない人も、誰がやっても同じクオリティに仕上がるように仕組み化しておけば、才能ある社員が突然辞めてしまっても困ることがありません。
仕組み化の大きな長所は、仕事が得意か不得意かに関わらず、誰でもほぼ一定のクオリティで業務がこなせるようになることです。
どんなに能力のある社員でも、人には必ずモチベーションが上がらない日というのがあります。これは人間の精神に関することなので、モチベーションの低下を完全に防ぐということはできません。
しかし仕事を仕組み化しておけば、どうしてもやる気が起きない時でも、ほぼ一定のクオリティで仕事をこなすことが可能になります。
人の記憶力は完璧ではないので、どんなに物覚えのいい人でもうっかり間違えてしまうことがあります。そこで仕事を仕組み化し、必要な知識はマニュアルで誰でも参照できるようにしておけば、記憶力に関係なく一定のクオリティで仕事をこなすことができるようになります。
仕事効率のための「仕組み化」ポイント5つ
そこで以下では、仕組み化を効率よく構築するためのポイントを5つご紹介します。仕組み化のコツがよく分からない方は、これらのポイントを参考にすれば構築しやすくなるでしょう。
1.仕事の手順を作成する
2.仕事の手順を分かりやすく図や表にする
図や表は一度作ったら終わりではなく、定期的に見直して改定していくことが重要です。
3.自動化できる部分は自動化する
手作業でしている仕事の中で、自動化できるものがあれば積極的に自動化していきましょう。近年はAIを活用したツールが豊富になっているので、今まで以上に自動化できる部分が増えてきています。
例えば業務内容についてよくある疑問・質問をチャットボットに自動で回答させれば、社員はすぐに疑問を解決して効率よく業務を遂行できるようになります。
4.個人の成功事例は仕組み化に取り入れて共有する
5.単純な業務から仕組み化する
まとめ
身近なムダは仕組み化で解決!?定義・メリット・方法をポイント解説!
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身に付けないと損をする!?『仕組み化』思考を習得しよう
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労力は少なく、成果は大きく。”仕組み化” は個人にこそ効く。
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部下が疲へいするのは●●が原因だった!?属人的なタスクを減らす「仕組み化」のポイント
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「仕組み化」の基本
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チームで結果を出す「仕事の仕組み化」スキル ~ 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(3)
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