2017年10月25日 更新

あなたの常識が非常識に?「TO DOリスト」はもう不要かもしれない

タスク処理の効率化で生産性を高め、夢を叶え自由を手にする——TODOリストはその最も手軽な手段です。しかし近年、TODOリスト否定派が現れ、カレンダー方式へ移行。一体何が問題なのでしょう。カレンダー派の主張とTODOリストの本当の使いどころを掘り下げます。

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TODOリストを作ってもほとんど処理されない……?

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TODOリストを眺めると、前日のタスクが残っていることがあります。前日ならまだしも、数日前、1週間前、下手をすれば1ヶ月前のタスクが居座っていることも・・・。タスク・日記記録サービス「iDoneThis」の調査では、TODOリストの50%はリストが書かれてから1時間以内に処理される一方、41%は決して処理が完了されないという衝撃の数字が出ました。

TODOリストの問題として、次のような点があげられます。

• それぞれのタスクの期限や所要時間がわからない

• ぱっと見て簡単そうなタスクから処理されるので難しいタスクが居座り続ける

• 短くならないリストを見てストレスを感じる

皮肉なことに、TODOリストは「やるべきことリスト」ではなく「やりたいけどやれていないリスト」になってしまう場合が多いのです。

常識をアップデート「TODOリストからカレンダーへ切り替える」

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NYタイムズのベストセラー作家であり、起業家として成功を収めたケビン・クルーズは、7人の富裕者、239人の起業家、13人のオリンピック選手、29人の成績優秀な学生に時間管理についてのインタビューを行いました。すると、TODOリストを使わずもっぱらカレンダーで時間管理をしていると答える人が多数。カレンダー方式のメリットは、タスクにかける時間を最初から確保できること、新しいタスクをどこに入れるか分かりやすいこと。さらにクルーズによれば、完了したタスクよりも失敗したタスクや未完了のタスクの方が記憶に残りやすいという「ツァイガルニク効果」から受けるストレスを、軽減させることもできます。
カレンダーで行う時間管理の最小単位は15分。Googleカレンダーが好まれますが、バーティカル式の手帳でも可能です。重要なタスク・予定からカレンダーに書き込み、時間を「ブロック」。重要なものほど起床後のなるべく早い時間帯に入れます。日課や家事の時間が必要なら、それもブロック。1日の時間が視覚的に並ぶことで、タスクとその所要時間、残りの持ち時間が把握しやすくなります。
また、1日のうち2〜3時間を予備時間として確保しましょう。予備時間では、未完了タスクや飛び込み案件の処理、今後のスケジューリングを行えます。こうした予備時間があることで、「タスクが終わらない」というストレスも軽減されます。
「1日は1440分しかない」と言うクルーズ。この1440分をうまくやりくりするには時間の配分という意識が不可欠なのです。タスクや予定のための時間を予めブロックしてしまうカレンダー方式は、その要求に見事に応えているといえるでしょう。
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