2019年3月7日 更新

個人でできる業務効率化のコツ すぐできるアイデアや事例を紹介

企業にとっても個人にとっても、仕事をするうえで「生産性向上」は重要なポイント。働き方が変わりつつあるなか、ワーク・ライフ・バランスを実現させるためにもこれまでのやり方を見つめ直し、業務効率化を図ってみませんか? 今回は、個人でできる業務効率化のアイデアをご紹介します。

Business Colleagues Communication - Free photo on Pixabay (32709)

2019.3.7
企業全体でできる業務効率化もありますが、個人で取り組めることも実は意外とたくさんあるのです。今回は、個人でできる業務効率化のアイデアやコツについてご紹介します。今のやり方がマンネリ化している人、いませんか?ぜひチェックしてみてください。

作業の優先順位を決める4つのポイント

gettyimages (32691)

業務効率化を行うには、まず何をするか、順序立てて行うことが重要です。順序が間違っていれば、後戻りをして作業をし直さなければならなくなる恐れもあります。優先順位を決めるには、以下の4つのポイントに注目してみましょう。


・業務の重要度
・業務が発生する頻度
・業務のボリューム
・業務の難易度(かかる時間の多さ)
重要度が高い業務とは、難易度が高かったり時間が多くかかったりする場合もありますが、多くの部署・メンバーと関わりがある業務が多く含まれます。基本的にはこうした重要案件の場合、早々に着手する必要があります。ただし着手する前に必ず朝のメールチェックなどは欠かさないようにすることです。変更事項がある可能性も少なくありません。

また、比較的業務のボリュームが多くて時間がかかるのであれば、あらかじめ時間を設定して取り組みましょう。集中して完成させたほうが、効率もアップします。一方で比較的軽い業務については、すき間時間に気分転換を兼ねて行うと、頭もすっきりと切り替えやすいです。
自分自身の性格なども踏まえ、試行錯誤しながら柔軟に自分の心地よい流れを作ってみましょう。

よく使うものはテンプレートを作っておこう

gettyimages (32696)

ビジネス文書やメールなど、あらかじめ使用頻度が多いものはまとめてテンプレートを作っておくと安心です。業務が落ち着いたときなどに、よく使うものをピックアップしておき、スクリーンショットやメモ帳などにまとめておきます。

その後、すき間時間などを有効活用してテンプレートを作成しておけば、慌ただしいときにもスムーズに業務が進みます。すき間時間をうまく作ることで、リフレッシュや作業効率化のための時間に使うことができますね。

完了したら最後の確認は忘れずに

gettyimages (32699)

単純なことですが、個人で完結させた仕事こそ、最後のチェックは忘れずに。その仕事にミスがあった場合、関連する部署・スタッフに迷惑をかけることになります。ほんの些細なことでも、後になって大きなトラブルになる可能性もあるのです。

上司として、部下として、それぞれで立場は異なるでしょう。しかしビジネスに関わる人間として、守るべき最低限のマナーともいえます。業務効率化のためには、一度行ったことに対して後手の対応をしなくて済むよう、心がけることも重要です。

作業場所は固定せず柔軟に

gettyimages (32702)

22 件

関連する記事 こんな記事も人気です♪

チームの問題解決力を高めるゲーム研修コンセンサスゲームとは

チームの問題解決力を高めるゲーム研修コンセンサスゲームとは

大手企業で導入しているビジネスゲーム研修を知っていますか。その1fつであるコンセンサスゲームは、月や無人島での極限状態を想定し、チーム全員のコンセンサス(意見の一致)を得て、困難を乗越えるゲームです。この研修で強化できるビジネススキルは様々です。
人を惹きつける話し方でスピーチを成功させる7つのルール

人を惹きつける話し方でスピーチを成功させる7つのルール

「言葉の力」で人を率いるリーダーを目指すなら、「スピーチ」はとても大事です。信頼を勝ち取れるようなスピーチを行うためのヒントになる「1分間に300字がおさまるように話しなさい」などの「NHK式7つのルール」を紹介します。
有給休暇の義務化は4月から 時間単位で取得できればどう変わる?

有給休暇の義務化は4月から 時間単位で取得できればどう変わる?

4月から年次有給休暇の5日以上の取得が義務化されますが、消化の方法として2010年に導入された有休を時間単位で取得できる「時間単位有給休暇制度」があります。厚生労働省の調査では導入企業は18.7%にとどまりますが、導入事例やメリットに迫ります。
海外で活躍するには日本の伝統文化は必須の教養

海外で活躍するには日本の伝統文化は必須の教養

海外で活躍する国際人になるために必要なのは、日本の伝統文化を説明できることであると、国際交流にたずさわる人がよく口にします。その理由や、どんな知識をどこで身につければ良いか解説します。
ネットショップ開業するには アイデアと才覚次第で繁盛店になれる

ネットショップ開業するには アイデアと才覚次第で繁盛店になれる

ネット通販サイトは、特にITを勉強しなくても開店でき、自宅を事務所兼倉庫にすれば維持費を月数万円程度に抑えることも可能です。店舗運営を助けるASPサービスも豊富で、個人でもアイデアと才覚次第で「繁盛店」になれます。

この記事のキーワード

この記事のキュレーター

湊音 湊音