なぜ勤務時間外メールで生産性が低下するのか

働き方改革が進められるも勤務時間外メールへの対応を迫られる人はまだ多く、健康被害に至るケースも見られます。勤務時間外メールには「つながらない権利」の侵害や生産性低下という問題があります。メールで疲弊しないために、適切な仕事メールの扱い方を確認しましょう。

勤務時間内のメールを処理しきれず夜や休日に処理に追われる人もいるかもしれません。日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査2019」では、1日の平均約12通のメールを送信し、1通を書くのに平均は5分かかるとされています。日本人は毎日約1時間をメールの送信に使っているということです。

メールにかける時間を減らすには、地道で現実的な方法をとりましょう。「メールは見ない」という極端な方法では、秘書でもいない限り必要な情報が受け取れません。データに基づいた現実的な時間管理術を提案するZarvana（ゼルバナ）社は、以下の5項目の実践を提案しました。

1.通知機能をオフにし、1時間に1回だけメールチェックをする
2.メールに1度目を通したら、必ずアーカイブするか削除する。後で対応が必要なメールは「やることリスト」に入れる
3.メールの検索機能と「やることリスト」を活用し、無駄なフォルダ分類をしない
4.メールを振り分けるフォルダ数は「アーカイブ（後で対応が必要なメール）」と「リーディング（後で読みたくなるかもしれないメール）」の2つが最適
5.メルマガなどの定期購読メールは自動フィルタリングでフォルダに入れ、読んでいないメルマガは購読を解除。購読を解除しても送られてくるスパムメールはアドレスをブロックする

いつでも連絡可能だと人は疲弊する

実際にメールが来なくても、「メールが来るかも」という心配だけで人は疲れてしまいます。勤務日にしっかり働くには、休日にきちんと休息できることは必須条件。忙しい部署であればあるほど、生産性を高めるために社員には休んでもらわなければなりません。

夜中でも休みでも容赦なくメールを送りつける経営層もいます。そのような会社・部署は、人の出入りが激しく、雇用が安定しないという課題があるはずです。スタートアップしたばかりの会社・部署で、濃厚なコミュニケーションが頻々に展開されるのは仕方ないといえるでしょう。しかし、経営が軌道にのり、初期メンバー以外の人材を迎え入れるフェーズに入ったら、経営層は最初のスタートアップ気分を改める必要があると、気づく必要があるでしょう。会社をスケールさせたくば、たとえファウンダーといえども自己変革しなければなりません。なぜ人がやめていくのか？と考えることがきっかけになるとよいですね。人材不足のいま、そのような企業に活路はありません。

働き方改革にはメール改革も必要です。社員の私生活を脅かさないよう、社員のメール状況を見直してみましょう。

【参考】
・マット・プラマー「メールに費やす時間を大幅に削減する5つの方法」、Harvard Business Review、2019年3月4日、https://www.dhbr.net/articles/-/5762

・“The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies,” McKinsey Global Institute. 2012年7月、https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy

・「あなたは大丈夫?! 業務時間外のメールで不眠時間が2倍に」NHK NEWS WEB、2019年10月8日、https://www3.nhk.or.jp/news/html/20191008/k10012118281000.html

・日本ビジネスメル協会「ビジネスメール実態調査2019」、https://businessmail.or.jp/research/2019-result/

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