仕組み化のポイントは？仕事効率化のための仕組み作り

2019.9.5

仕組み化が必要な理由は何か？

仕事は仕組み化していなくても、一見うまく回っているように見えることもよくあります。では一体なぜ仕事を仕組み化しなければならないのでしょうか。

人はどんなに優秀でも、人間である以上必ずミスすることはありますし、精神的に気分が乗らず効率が落ちることもあります。仕事が個人の能力に左右される状態、つまり「属人的」である限り、仕事は不安定であり続けます。

本質的に不安定な存在である人間が安定して仕事をこなすためには、仕組み化が必要となるのです。

仕事は仕組み化しなくてもたいていの場合一応こなすことができるので、仕組み化に取り組むメリットがピンとこない方もいるかもしれません。しかし仕組み化できる仕事をできるだけ仕組み化しておくことは、会社にとって大きなメリットをもたらします。

仕事を効率化するには、仕組みを作ることが最重要になります。仕組み化のいいところはたくさんありますが、特に以下のような点は大きな長所だといえるでしょう。

・才能に関係なく仕事ができる
人の能力はそれぞれですから、中には仕事が苦手な社員もいることでしょう。そういった人が担当する仕事を仕組み化することで、ミスを減らし仕事のクオリティを安定化することができます。

また、特定の社員の才能に頼らなければ成立しない仕事は、その社員が辞めてしまったら仕事が回らなくなるリスクがあります。才能がある人もない人も、誰がやっても同じクオリティに仕上がるように仕組み化しておけば、才能ある社員が突然辞めてしまっても困ることがありません。

仕組み化の大きな長所は、仕事が得意か不得意かに関わらず、誰でもほぼ一定のクオリティで業務がこなせるようになることです。

・モチベーションが上がらなくても大丈夫
どんなに能力のある社員でも、人には必ずモチベーションが上がらない日というのがあります。これは人間の精神に関することなので、モチベーションの低下を完全に防ぐということはできません。

しかし仕事を仕組み化しておけば、どうしてもやる気が起きない時でも、ほぼ一定のクオリティで仕事をこなすことが可能になります。

・人間の記憶力に頼らない
人の記憶力は完璧ではないので、どんなに物覚えのいい人でもうっかり間違えてしまうことがあります。そこで仕事を仕組み化し、必要な知識はマニュアルで誰でも参照できるようにしておけば、記憶力に関係なく一定のクオリティで仕事をこなすことができるようになります。

仕組み化は仕事効率を上げるためのものですが、仕組み化を構築する作業自体にある程度の手間がかかります。ですから、ポイントを押さえて効率よく仕組み化することが大切になります。

そこで以下では、仕組み化を効率よく構築するためのポイントを5つご紹介します。仕組み化のコツがよく分からない方は、これらのポイントを参考にすれば構築しやすくなるでしょう。

まずは仕組み化したい業務について、具体的な仕事の手順を作成します。重要度が低く頻度の高い仕事から優先し、「誰が」「何を」「いつ」「どうやって」という点をはっきりさせると手順が組みやすくなります。

次は仕組み化したい業務について、誰が見ても内容や流れが分かるように、手順やチェックポイントを図や表にします。これにより社員はマニュアルを見ながら作業すれば業務を完遂できるようになります。

図や表は一度作ったら終わりではなく、定期的に見直して改定していくことが重要です。

いくら丁寧なマニュアルを作成して、その手順どおりに仕事をすればいい状態にしても、人間が手作業で仕事をする以上、常にミスをする可能性があります。

手作業でしている仕事の中で、自動化できるものがあれば積極的に自動化していきましょう。近年はAIを活用したツールが豊富になっているので、今まで以上に自動化できる部分が増えてきています。

例えば業務内容についてよくある疑問・質問をチャットボットに自動で回答させれば、社員はすぐに疑問を解決して効率よく業務を遂行できるようになります。

誰かが仕事を特にうまくこなして成功しているなら、その成功事例を社員全員で共有し、マニュアル化できる部分はマニュアル化して仕組み化に取り入れるようにしましょう。

仕組み化はどんな仕事にでも適用できるわけではなく、仕組み化に向いている仕事と向いていない仕事があります。仕組み化しやすいのは重要度の低い単純作業で、逆に個人の才能や発想力が必要な仕事は仕組み化が困難になります。

仕組み化は全ての仕事に適用できるわけではありませんが、重要度が低く頻度の高い仕事を仕組み化することによって、個人の才能を必要とする仕事により多くの時間を割くことができるようになります。業務の効率で悩んでいるなら、まずは仕組み化できる仕事がないか検討してみるとよいでしょう。

参考サイト

身近なムダは仕組み化で解決！？定義・メリット・方法をポイント解説！
https://biz.teachme.jp/blog/shikumika/
身に付けないと損をする！？『仕組み化』思考を習得しよう
http://biz-frameworks.com/category24/Creating_methods.html
労力は少なく、成果は大きく。”仕組み化” は個人にこそ効く。
https://studyhacker.net/columns/shikumi-ka
部下が疲へいするのは●●が原因だった!?属人的なタスクを減らす「仕組み化」のポイント
https://next.rikunabi.com/journal/20150401/
「仕組み化」を実現させるための３ステップ
https://web.all-in.xyz/upgrade/shikumika-so2/
「仕組み化」の基本
https://web.all-in.xyz/upgrade/shikumika-p1/
チームで結果を出す「仕事の仕組み化」スキル～昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(3)
https://tsquare-ltd.com/10058/
「考えない仕組み化」で「考える時間」をつくりだす
https://stage.st/articles/mAk0k
だれでもできる「仕組み」作り3つの黄金ルール
https://stage.st/articles/VVHnL
仕事の仕組み化って最高だよね！でも、どうやってするの？？
http://mj-life.com/shigoto-sikumika/