仕事でチャットを使用する際の注意点と基本マナー

これまで仕事で使用するコミュニケーションツールといえば、電話や社内メールがほとんどでした。しかし時代は移り変わり、現在ではチャットツールを使う企業も増えてきています。今回はビジネスシーンで注意したいチャットマナーについてご紹介します。

2019.7.29

現在、仕事でチャットツールを使ったコミュニケーションの場が増えてきています。しかし上司・部下など、年齢差によってチャットの考え方・捉え方が異なるのはよくある話。今回は、チャットを使用するうえで押さえておきたい基本マナーをご紹介します。

社内メールにはないチャットツールの魅力・メリット

ビジネスシーンでは、後になって履歴をたどれるのは効率性の面からも有効です。社内メール・チャット共に履歴をたどりやすいですが、直近の内容についてであればチャットのほうがよりわかりやすいでしょう。スムーズに情報共有するのにも便利で、また大人数でコミュニケーションをとりたいのであれば断然チャットツールのほうが汎用性も高いです。1対1から部署全体など、幅広く活用できます。

タスク管理など、外部ツールとの連携も可能なチャットツールが増えてきています。さまざまなビジネスツールを活用する企業では、社内メールよりもチャットのほう利用率も高まっているといえるでしょう。

ビジネスチャット・プライベートチャットには違いがある

チャットというと、LINEなどプライベートで使用するイメージが強い人も多いでしょう。ビジネスシーンでも、プライベートと同じチャットツールを使っているケースがあったかもしれませんが、機密情報などの漏洩リスクなどもあります。現在ではビジネス向けのチャットツールとして、例えばLINE WORKS・skype for Business・ChatWorkなど多様な種類のツールが登場しています。こうしたビジネス向けは企業側がアカウント管理・リスク管理ができ、タスク管理やグループチャットなど複数人で運用しやすい機能も多数搭載されているのがポイントです。

ビジネスチャットで気をつけたい「言葉づかい」

チャットというと、若年層をはじめ多くの人が、普段からプライベートで使用しているケースも多いでしょう。そうなると、ビジネスシーンであっても無意識のうちに「いつもの使い方」をしてしまうケースが少なくありません。特に注意したいのは「言葉づかい」。メールのようにかしこまった定型文を使用しなければならないというわけではありませんが、最低限TPOをわきまえて応対することが大切です。

たとえば、ため口などカジュアルすぎるふるまいは避けましょう。スタンプや絵文字なども、チャットを通してコミュニケーションをとるようになってすぐには使用しないほうが無難です。相手の年齢や性格によっては、スタンプや絵文字に対して抵抗感がある可能性もあります。相手の人となりや距離感など、性格をある程度把握してからカジュアル感を出すようにしてみてはいかがでしょうか？

返信のタイミングは早めが肝心

チャットツールにおいてメリットでもありデメリットでもあるのが、既読機能やステータス表示。多くのチャットツールでは、メッセージ送信した内容を相手が読んだかどうかを把握できる機能がついています。そのため、緊急の場合などには非常に有効で便利なのです。しかし、その機能によって「すぐに返信しなければ」という思いにかられてしまうのはデメリットともいえます。ただ、早く返信が欲しいと思っている相手もいるため、できるだけ早めに返信するほうがいいでしょう。

チャットを使用する相手の心理としては、手軽に返事ができる内容の場合に使うケースも多いです。すぐに返信できるような内容であれば、早めを心がけることで、生産性・効率性もぐっとアップします。

こんなときはチャットを使っていい？

社内メール・チャットツールを併用している場合よく耳にするのが、業務時間外での使用方法。たとえば退社した後に連絡があったけど、どうしたらいいか……というお悩みもよく耳にします。たとえば気づいたのが夜分遅くであれば、内容の緊急性によっては日をまたいでも構いません。深夜に返信して、スマホの音が鳴り響いてしまっては相手に失礼となってしまいます。

また出勤前に電車トラブルなど急遽遅刻をしてしまうケースなども、連絡方法で悩んでしまう人が多いです。この場合は早めに連絡するほうが会社に迷惑をかけないため、チャットを使った方がいいかもしれません。ただ、相手があまりビジネスチャットの使用を快く思っていない場合には、社内メールよりも早く連絡したほうがいいと思ったことを、出社後に一言フォローしておくといいでしょう。業務時間外のチャットツール使用については、状況によって節度ある判断を心がけるといいですね。